Der April 2026 brachte weitere wichtige Entwicklungen für in Polen tätige Unternehmen mit sich, insbesondere in den Bereichen elektronische Rechnungsstellung, Compliance bei Personalwesen und Lohnabrechnung, Körperschaftsteuer, Quellensteuer (WHT) und estnische Körperschaftsteuer. Für Unternehmer bestätigen diese Änderungen die wachsende Bedeutung strukturierter interner Abläufe, zuverlässiger Dokumentation und eines proaktiven Steuerrisikomanagements.
In diesem Rückblick stellen wir die wichtigsten Entwicklungen des vergangenen Monats vor, die die Rahmenbedingungen für die Geschäftstätigkeit in Polen prägen.
Das nationale E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) und betrügerische Rechnungen: Warum die Dokumentenkontrolle unerlässlich ist
Seit dem 1. Februar 2026 ist die Produktionsversion von KSeF 2.0 in Polen in Betrieb, und die Verpflichtung, Rechnungen über das System zu empfangen, gilt seit diesem Datum. Ab dem 1. April 2026 umfasste die zweite Phase der Einführung auch Unternehmer, deren Umsatz im Jahr 2024 200 Millionen PLN nicht überstieg. Obwohl das Finanzministerium angekündigt hat, dass im Jahr 2026 während der Übergangsphase keine Sanktionen für Fehler bei der Nutzung von KSeF verhängt werden, sollten Unternehmen in Polen dies nicht als Grund betrachten, sich ausschließlich auf den technischen Import von Rechnungen zu konzentrieren. KSeF regelt die Ausstellung, den Empfang und die Speicherung strukturierter Rechnungen, überprüft jedoch nicht, ob ein Dokument eine tatsächliche Transaktion widerspiegelt, ob es korrekt ausgestellt wurde oder ob es für die Buchhaltung akzeptiert werden sollte. Dies ist besonders wichtig im Zusammenhang mit Betrugsrechnungen, fehlerhaften Rechnungen und Dokumenten, die vor der Verbuchung einer geschäftlichen Genehmigung bedürfen. Für Unternehmen in Polen sollte die Einführung von KSeF daher nicht nur als technologischer Wandel betrachtet werden, sondern auch als Chance, den Rechnungsworkflow, die Kostenfreigabeverfahren und die Dokumentenkontrolle zu stärken, bevor fehlerhafte oder unklare Rechnungen in die Buchhaltung gelangen.
Lesen Sie den Artikel für weitere Details: KSeF in Polen: Kontrolle gegen betrügerische Rechnungen.
Änderungen bei der Krankschreibung – neue Regeln, ZUS-Kontrollen und Auswirkungen auf den Leistungsanspruch in Polen
Am 13. April 2026 traten in Polen Änderungen der Vorschriften zum Krankengeld in Kraft, die präzisere Regelungen dazu einführen, wie Krankengeld in Anspruch genommen werden darf und wann eine versicherte Person ihren Anspruch auf Krankengeld verlieren kann. Die neuen Bestimmungen stellen klar, dass der Leistungsanspruch verloren gehen kann, wenn die versicherte Person einer Erwerbstätigkeit nachgeht oder Tätigkeiten ausübt, die mit dem Zweck des Krankengeldes unvereinbar sind. Gleichzeitig erkennen die Vorschriften nun das Konzept von Nebentätigkeiten an, die aufgrund wichtiger Umstände erforderlich sind, was in geringfügigen Ausnahmefällen Unsicherheiten verringern kann. Die Änderung erweitert zudem die Kontrollbefugnisse der Sozialversicherungsanstalt (ZUS), einschließlich der Identitätsprüfung, des Zugangs zum Kontrollort und der Möglichkeit, Informationen vom behandelnden Arzt oder vom Arbeitgeber einzuholen. Aus Sicht der Lohnbuchhaltung und des Personalwesens sind die Änderungen von großer Bedeutung, da sie von den Arbeitgebern verlangen, nicht nur die formalen Regeln für den Krankenstand zu verstehen, sondern auch die praktischen Konsequenzen für den Leistungsanspruch, die interne Kommunikation und die Zusammenarbeit bei ZUS-Kontrollen. Weitere Änderungen werden ab dem 1. Januar 2027 folgen, wenn Krankschreibungen unter einem einzigen Versicherungstitel ausgestellt werden können, was insbesondere für Personen relevant sein wird, die in mehr als einem Beschäftigungsverhältnis stehen.
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Vertragsstrafen und steuerlich abzugsfähige Kosten in Polen – ein Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts (NSA)
Das Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts in Polen vom 9. Oktober 2025, Aktenzeichen II FSK 1655/24, bietet wichtige Orientierungshilfen für Unternehmen, die sich in Polen mit Vertragsstrafen befassen. Das NSA bestätigte, dass nicht jede Vertragsstrafe automatisch von den steuerlich abzugsfähigen Kosten ausgeschlossen ist. Der entscheidende Unterschied liegt darin, ob sich die Vertragsstrafe auf Mängel an Waren, Bauleistungen oder Dienstleistungen bezieht oder ob sie eine Verzögerung der Leistung betrifft, die nicht mit einer mangelhaften Leistung in Zusammenhang steht. Artikel 16 Absatz 1 Nummer 22 des polnischen Körperschaftsteuergesetzes schließt nur bestimmte Kategorien von Vertragsstrafen und Schadensersatzansprüchen aus, darunter solche, die mit Mängeln oder Verzögerungen bei der Mängelbeseitigung zusammenhängen, und ist streng auszulegen. Dies bedeutet, dass eine Vertragsstrafe wegen Verzögerung potenziell abzugsfähig sein kann, wenn sie die allgemeinen Voraussetzungen gemäß Artikel 15 Absatz 1 des polnischen Körperschaftsteuergesetzes erfüllt, darunter einen Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit, eine ordnungsgemäße Dokumentation und eine wirtschaftliche Begründung im Zusammenhang mit der Erzielung von Einnahmen oder der Sicherung ihrer Quelle. Für Unternehmen, die im Rahmen von langfristigen Verträgen, Bauprojekten, Liefer- oder Dienstleistungsvereinbarungen tätig sind, unterstreicht das Urteil die Notwendigkeit, den Wortlaut von Verträgen zu überprüfen, die Gründe für Verzögerungen zu dokumentieren und die steuerliche Behandlung von Vertragsstrafen zu bewerten, bevor diese in der Körperschaftsteuerabrechnung berücksichtigt werden.
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Firmenwagen im Rahmen der estnischen Körperschaftsteuer (CIT) in Polen – wenn 50 % der Ausgaben zu versteckten Gewinnen werden
Das Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts Polens vom 20. November 2025, Aktenzeichen II FSK 397/23, verdeutlicht ein erhebliches Steuerrisiko für Unternehmen, die in Polen die estnische Körperschaftsteuer anwenden. Ein Firmenwagen mag ein gängiges Geschäftsinstrument sein, doch wenn er von einer mit einem Gesellschafter verbundenen Person genutzt wird und nicht ausschließlich geschäftlichen Zwecken dient, können 50 % der fahrzeugbezogenen Ausgaben als versteckter Gewinn behandelt und nach der Pauschalregelung besteuert werden. Das Thema ist besonders heikel in Familienunternehmen und Betrieben, in denen verbundene Personen beim Unternehmen beschäftigt sind und Firmenfahrzeuge nutzen. Der Status als Arbeitnehmer allein beseitigt das Risiko nicht, wenn der Vorteil mit dem Eigentumsbereich in Verbindung stehen könnte. Seit dem 1. Januar 2023 verlangen die polnischen Körperschaftsteuerregeln zudem eine klare Unterscheidung zwischen versteckten Gewinnen und Aufwendungen, die nicht mit der Geschäftstätigkeit zusammenhängen. Daher ist es unerlässlich, festzustellen, wer das Fahrzeug nutzt, ob diese Person mit dem Gesellschafter verbunden ist und ob eine ausschließliche geschäftliche Nutzung nachgewiesen werden kann. Für Unternehmen, die die estnische Körperschaftsteuer anwenden, sollte dieser Bereich Teil der laufenden Steuerkonformität sein, unterstützt durch interne Richtlinien zur Fahrzeugnutzung, zuverlässige Aufzeichnungen und regelmäßige Überprüfungen, ob steuerpflichtiges Einkommen entstanden ist.
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Quellensteuer (WHT) auf Hosting-Dienstleistungen in Polen – Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts (NSA)
Das Urteil des NSA vom 30. Oktober 2025, Aktenzeichen II FSK 183/23, bekräftigt eine für den Steuerpflichtigen ungünstige Auslegung der Quellensteuer in Polen in Bezug auf Hosting- und ausgewählte digitale Dienstleistungen. Das Gericht erkannte an, dass in einem bestimmten Abrechnungsmodell Zahlungen für Hosting mit der Nutzung technischer Infrastruktur verbunden sein können und daher unter die Quellensteuer gemäß dem polnischen Körperschaftsteuergesetz fallen können. Dies ist insbesondere für Unternehmen relevant, die Zahlungen an ausländische Anbieter von Hosting, Serverinfrastruktur, Cloud-Lösungen, Analysetools oder anderen technologiebezogenen Dienstleistungen leisten. Das Urteil bestätigt, dass der Handelsname einer Dienstleistung nicht entscheidend ist; maßgeblich sind vielmehr die tatsächliche Art der Dienstleistung, die Rechte des Nutzers, das Abrechnungsmodell und die Frage, ob die Zahlung mit der Nutzung von Ausrüstung oder ähnlichen immateriellen Dienstleistungen in Verbindung gebracht werden kann. Zusammen mit dem Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts vom 9. Oktober 2025, Aktenzeichen II FSK 112/23, das einen weit gefassten Ansatz für ähnliche Dienstleistungen gemäß Artikel 21 Absatz 1 Nummer 2a des polnischen Körperschaftsteuergesetzes betrifft, zeigt diese Entwicklung, dass die Einhaltung der Quellensteuer für polnische Zahler zu einem immer sensibleren Bereich wird. Unternehmen sollten Verträge überprüfen, Ansässigkeitsbescheinigungen verifizieren, die Anwendbarkeit von Doppelbesteuerungsabkommen prüfen und vor grenzüberschreitenden Zahlungen eine Sorgfaltsprüfung durchführen.
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Die wichtigsten Entwicklungen im April 2026 zeigen einen klaren Trend hin zu einer strukturierteren Compliance, strengeren Dokumentationsanforderungen und einer umfassenderen Bewertung von Steuerrisiken in Polen. Die Umsetzung von KSeF ist nicht mehr nur ein IT-Projekt, sondern auch eine Herausforderung im Bereich der Dokumentenkontrolle. Änderungen bei der Krankschreibung erhöhen die Bedeutung von Personal- und Lohnabrechnungsverfahren. Jüngste Urteile des Obersten Verwaltungsgerichts bestätigen, dass Vertragsstrafen, Firmenwagen im Rahmen der estnischen Körperschaftsteuer und grenzüberschreitende Zahlungen für digitale Dienstleistungen eine sorgfältige, fallbezogene Steueranalyse erfordern. Für Unternehmen ist der gemeinsame Nenner klar: Interne Verfahren, zuverlässige Nachweise und frühzeitige Überprüfung werden für einen sicheren Geschäftsbetrieb in Polen unerlässlich.
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