Krankmeldung in Polen und Deutschland – Pflichten des Arbeitgebers und Rechte des Arbeitnehmers

Die Krankmeldung in Polen und Deutschland dient einem ähnlichen Zweck: Sie bestätigt, dass ein Arbeitnehmer aufgrund einer Krankheit vorübergehend arbeitsunfähig ist, und löst bestimmte Pflichten für den Arbeitnehmer, den Arbeitgeber sowie die zuständigen Sozial- oder Krankenversicherungsträger aus. Die beiden Systeme unterscheiden sich jedoch in mehreren wichtigen Punkten: dem vom Arbeitgeber finanzierten Zeitraum, dem Umlauf von ärztlichen Attesten, den Regeln für die Leistungszahlung und der praktischen Organisation von Personal- und Abrechnungsprozessen.

Für Unternehmen, die sowohl in Polen als auch in Deutschland tätig sind, sowie für Arbeitgeber, die grenzüberschreitend tätige Mitarbeiter verwalten, ist es unerlässlich, diese Unterschiede zu verstehen. Eine falsche Einstufung von Abwesenheiten, verspätete Meldungen oder ungenaue Lohnabrechnungen können zu Arbeitskonflikten, Lohnkorrekturen und Compliance-Risiken führen.

Was ist L4 in Polen und was ist Krankschreibung in Deutschland?

In Polen wird der Begriff „L4“ nach wie vor häufig verwendet, um eine ärztliche Krankschreibung zu bezeichnen, obwohl das herkömmliche Papierformular durch das elektronische ärztliche Attest (e-ZLA) ersetzt wurde. Das e-ZLA bestätigt, dass ein Arbeitnehmer vorübergehend arbeitsunfähig ist. Im polnischen System wird das e-ZLA elektronisch an die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und an das Profil des Beitragszahlers übermittelt. Daher muss der Arbeitnehmer in einer normalen Beschäftigungssituation dem Arbeitgeber in der Regel keine Bescheinigung in Papierform vorlegen. Der Arbeitnehmer muss den Arbeitgeber jedoch weiterhin über die Abwesenheit informieren, in der Regel spätestens am zweiten Tag der Abwesenheit.

In Deutschland entspricht die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem polnischen L4. Für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer wird in Deutschland die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) verwendet. Der Arzt übermittelt die Bescheinigung an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber kann die entsprechenden Daten elektronisch von der Kasse abrufen.

Aus Sicht des Arbeitgebers ist entscheidend, dass die elektronische Bescheinigung sowohl in Polen als auch in Deutschland nicht die organisatorische Pflicht des Arbeitnehmers ersetzt, das Unternehmen über die Abwesenheit zu informieren. Der digitale Dokumentenverkehr vereinfacht zwar die Verwaltung, ersetzt jedoch nicht die Kommunikation zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Wesentliche Unterschiede zwischen der Krankschreibung in Polen und Deutschland

Bereich	Polen	Deutschland
Dokument	Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (e-ZLA), allgemein als L4 bezeichnet	Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Vom Arbeitgeber finanzierter Zeitraum	In der Regel bis zu 33 Tage im Kalenderjahr oder 14 Tage für Arbeitnehmer über 50	In der Regel bis zu 6 Wochen bei derselben Erkrankung, vorbehaltlich der erforderlichen Beschäftigungsdauer
Leistung nach Ablauf des vom Arbeitgeber finanzierten Zeitraums	Krankengeld aus der Krankenversicherung	Krankengeld, gezahlt von der gesetzlichen Krankenkasse
Dokumentenfluss	Das e-ZLA wird elektronisch an die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und das Profil des Beitragszahlers übermittelt	Die eAU-Daten stehen berechtigten Parteien, darunter dem Arbeitgeber und der Krankenkasse, digital zur Verfügung
Pflichten des Arbeitnehmers	Den Arbeitgeber über die Abwesenheit informieren; in der Regel keine Verpflichtung zur Vorlage einer Bescheinigung in Papierform	Den Arbeitgeber unverzüglich über die Krankheit und die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit informieren
Relevanz für die Lohnabrechnung	Überwachung der 33/14-tägigen Krankengeldgrenze und des Übergangs zum Krankengeld	Überwachung des 6-wöchigen Zeitraums der Lohnfortzahlung

Krankmeldung (L4) in Polen – Pflichten des Arbeitnehmers

Nach polnischer Arbeitspraxis sollte der Arbeitnehmer den Arbeitgeber zunächst über den Grund für die Abwesenheit und deren Dauer informieren. Wenn ein Arzt ein e-ZLA ausstellt, muss der Arbeitnehmer in der Regel kein Krankengeldbescheinigung in Papierform vorlegen, da das Dokument elektronisch über das System der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) übermittelt wird.

Diese Informationspflicht ist unabhängig von der Übermittlung des ärztlichen Attests.

Für den Arbeitgeber hat dies praktische Bedeutung. Selbst wenn das e-ZLA im System sichtbar ist, muss das Unternehmen dennoch Vertretungen planen, Arbeitspläne anpassen, die Geschäftskontinuität sicherstellen und die Abwesenheit korrekt im Personal- und Lohnbuchhaltungssystem erfassen.

Der Arbeitnehmer sollte die Krankschreibung zudem zweckgemäß nutzen. Das bedeutet, Tätigkeiten zu vermeiden, die dem Zweck der Krankschreibung widersprechen, insbesondere bezahlte Arbeit, die gegen die Regeln für den Bezug von Krankengeld verstoßen könnte.

Krankschreibung (L4) in Polen – Pflichten des Arbeitgebers

Für Arbeitgeber in Polen bestehen folgende wesentliche Pflichten:

• korrekte Erfassung der Abwesenheit, 
• Berechnung des Krankengeldes oder der Krankengeldleistung, 
• Bearbeitung der erforderlichen Unterlagen und Daten für die Sozialversicherungsanstalt (ZUS).

Der Arbeitgeber finanziert das Krankengeld bei Arbeitsunfähigkeit für insgesamt bis zu 33 Tage im Kalenderjahr. Für Arbeitnehmer über 50 Jahre verkürzt sich dieser Zeitraum auf 14 Tage, wobei die kürzere Frist ab dem Kalenderjahr gilt, das auf das Jahr folgt, in dem der Arbeitnehmer das 50. Lebensjahr vollendet.

Nach Überschreiten dieser Frist hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Krankengeld, das aus der Sozialversicherung finanziert wird.

In der Praxis sollten Personal- und Lohnbuchhaltungsteams in Polen Folgendes überwachen:

• die Anzahl der im Kalenderjahr in Anspruch genommenen Krankheitstage, 
• das Alter des Arbeitnehmers und die Anwendung der 14-Tage-Frist, 
• die Kontinuität und Unterbrechungen zwischen Krankheitszeiten, 
• die korrekte Einstufung der Abwesenheit, 
• die Berechnungsgrundlage für das Krankengeld, 
• die fristgerechte Einreichung der von der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) geforderten Daten und Unterlagen. 

Für internationale Unternehmen ist die Abstimmung der internen Prozesse besonders wichtig. Eine ausländische Zentrale erwartet möglicherweise ein einheitliches Modell für die Abwesenheitsmeldung, während die polnischen Vorschriften einen spezifischen Ansatz für die Berechnung von Krankengeld und Krankengeld vorsehen.

Aus diesem Grund profitieren Unternehmen, die Mitarbeiter in Polen beschäftigen, oft von professioneller Unterstützung bei der Lohnabrechnung in Polen, insbesondere wenn sie kein internes Team haben, das mit dem polnischen Arbeitsrecht und den Sozialversicherungsvorschriften vertraut ist.

Krankheitsentgelt und Krankengeld in Polen

Das polnische System unterscheidet zwischen:

• vom Arbeitgeber finanzierte Entgeltfortzahlung und 
• Krankengeld, das nach Überschreiten der gesetzlich festgelegten, vom Arbeitgeber finanzierten Höchstgrenze gezahlt wird. 

Ein typischer Ablauf in Polen sieht wie folgt aus:

1. Der Arbeitnehmer erkrankt. 
2. Der Arzt stellt eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (e-ZLA) aus. 
3. Der Arbeitnehmer informiert den Arbeitgeber über seine Abwesenheit. 
4. Der Arbeitgeber zahlt Krankengeld bis zur 33-Tage- oder 14-Tage-Grenze. 
5. Nach Überschreiten dieser Grenze hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Krankengeld. 

Für Unternehmer ist es wichtig zu verstehen, dass die 33-Tage- oder 14-Tage-Grenze für das Kalenderjahr gilt und einzelne Krankheitszeiten umfasst. Es handelt sich nicht um eine Begrenzung, die einer einzelnen Krankmeldung zugeordnet ist.

Ist ein Arbeitnehmer im Laufe des Jahres mehrmals krank, müssen diese Zeiträume addiert werden.

Dies ist einer der Bereiche, in denen häufig Fehler bei der Lohnabrechnung auftreten. Eine falsche Berechnung der Leistungen kann durch Fehlzählungen von Tagen, das Nichtberücksichtigen früherer Krankheitszeiten oder die Anwendung einer falschen Berechnungsgrundlage entstehen.

Unternehmen mit größeren Teams sollten ein klares Verfahren zur Überwachung von Krankmeldungen einführen und die Richtigkeit der Gehaltsabrechnung regelmäßig überprüfen.

Krankmeldung in Deutschland – Pflichten des Arbeitnehmers

In Deutschland muss ein Arbeitnehmer, der krankheitsbedingt arbeitsunfähig ist, den Arbeitgeber unverzüglich über die Krankheit und deren voraussichtliche Dauer informieren. Dies ist eine organisatorische Verpflichtung und gilt unabhängig vom elektronischen Krankmeldesystem.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) erleichtert zwar den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers, befreit diesen jedoch nicht von der Pflicht zur direkten Kommunikation mit dem Arbeitgeber. Das Unternehmen muss wissen, dass der Arbeitnehmer nicht zur Arbeit erscheint, um den Betriebsablauf ordnungsgemäß zu gestalten.

In der Praxis legen deutsche interne Verfahren oft detailliert fest:

• wen der Arbeitnehmer benachrichtigen muss, 
• in welcher Form die Benachrichtigung erfolgen soll, 
• bis wann die Information vorliegen muss, 
• wann ein ärztliches Attest erforderlich ist, 
• wie der Arbeitnehmer eine Verlängerung der Abwesenheit melden soll. 

Für in Deutschland tätige polnische Unternehmer ist es wichtig, polnische Verfahren nicht automatisch auf deutsche Arbeitsverhältnisse zu übertragen. Ähnliche elektronische Systeme bedeuten nicht identische rechtliche und lohnbuchhalterische Verpflichtungen.

Krankheitstage in Deutschland – Pflichten des Arbeitgebers

In Deutschland gilt die allgemeine Regel, dass der Arbeitgeber bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit bis zu 6 Wochen lang das Arbeitsentgelt weiterzahlt. Dieser Anspruch besteht in der Regel nach 4 Wochen ununterbrochener Beschäftigung.

Nach Ablauf dieser Frist wird, sofern der Arbeitnehmer weiterhin arbeitsunfähig ist und gesetzlich krankenversichert ist, das Krankengeld von der Krankenkasse gezahlt.

Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass sie nicht nur den Beginn der Krankheit im Auge behalten müssen, sondern auch, ob sich nachfolgende Arbeitsunfähigkeitszeiten auf dieselbe Krankheit beziehen. In solchen Fällen können Kontinuität, Wiederauftreten und die Regeln für den Neubeginn der 6-Wochen-Frist relevant werden. 

Krankengeld in Deutschland – was Arbeitgeber wissen sollten

Krankengeld ist die von einer gesetzlichen Krankenkasse gezahlte Leistung nach Ablauf der Lohnfortzahlungsfrist des Arbeitgebers. Die Höhe des Krankengeldes richtet sich nach dem regulären Einkommen des Arbeitnehmers und unterliegt gesetzlichen Obergrenzen. In der Regel beträgt es 70 % des Bruttoentgelts, jedoch höchstens 90 % des Nettoentgelts.

Bei derselben Krankheit kann ein gesetzlich krankenversicherter Arbeitnehmer innerhalb eines Zeitraums von drei Jahren maximal 78 Wochen Krankengeld beziehen, wobei die vom Arbeitgeber finanzierte Lohnfortzahlungsfrist in dieser Begrenzung enthalten ist.

Aus Sicht des Arbeitgebers erfordert der Übergang von der unternehmensfinanzierten Lohnfortzahlung zur Leistung der Krankenkasse einen korrekten Informationsfluss. Fehler in der Meldung oder unklare Daten können zu Unstimmigkeiten zwischen den Lohnunterlagen, der Personaldokumentation und den Leistungsansprüchen des Arbeitnehmers führen.

Polen und Deutschland – praktische Unterschiede für Arbeitgeber

Der größte praktische Unterschied besteht in der Dauer des vom Arbeitgeber finanzierten Zeitraums.

In Polen beträgt die Obergrenze in der Regel 33 Tage pro Kalenderjahr bzw. 14 Tage für Arbeitnehmer über 50 Jahre. In Deutschland zahlt der Arbeitgeber bei derselben Erkrankung in der Regel bis zu 6 Wochen lang das Arbeitsentgelt weiter.

Der zweite Unterschied betrifft die Art der Berechnung der Zeiträume. In Polen ist die jährliche Obergrenze für das Krankengeld entscheidend. In Deutschland ist es besonders wichtig festzustellen, ob die Arbeitsunfähigkeit auf dieselbe Krankheit zurückzuführen ist und wie lange der jeweilige Krankheitsfall andauert.

Der dritte Unterschied betrifft die Einrichtung, die die Leistung nach Ablauf des vom Arbeitgeber finanzierten Zeitraums zahlt. In Polen spielen die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und die Krankenversicherung die zentrale Rolle. In Deutschland wird das Krankengeld für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer von der Krankenkasse gezahlt.

Die Rolle elektronischer Bescheinigungen: e-ZLA und eAU

Sowohl Polen als auch Deutschland haben elektronische Krankmeldesysteme entwickelt. In Polen wird das elektronische ärztliche Attest (e-ZLA) an die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und an das Profil des Beitragszahlers übermittelt. Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber in der Regel kein Attest in Papierform vorlegen.

In Deutschland können eAU-Daten von berechtigten Stellen, darunter dem Arbeitgeber und der Krankenkasse, digital abgerufen werden.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Prozess des Unternehmens vollständig automatisiert ist. Arbeitgeber sollten weiterhin über Verfahren verfügen, die folgende Bereiche abdecken:

• Meldung von Krankheit durch den Arbeitnehmer, 
• Überprüfung der Daten im System, 
• Erfassung von Abwesenheiten, 
• Berechnung von Löhnen und Sozialleistungen, 
• Überwachung gesetzlicher Fristen, 
• Archivierung von Personaldaten, 
• Kommunikation mit Behörden oder Versicherungsträgern. 

Der elektronische Dokumentenumlauf verringert das Risiko des Verlusts einer Bescheinigung, beseitigt jedoch nicht das Risiko im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Personal- und Lohnbuchhaltungssysteme sollten daher regelmäßig aktualisiert werden, und die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung sollten die aktuellen lokalen Vorschriften kennen.

Grenzüberschreitend tätige Mitarbeiter und internationale Unternehmen

Besondere Aufmerksamkeit ist erforderlich, wenn ein Unternehmen sowohl in Polen als auch in Deutschland tätig ist, Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern beschäftigt oder Mitarbeiter ins Ausland entsendet.

In diesen Fällen reicht eine allgemeine Kenntnis der Regeln zum Krankenstand nicht aus. Der Arbeitgeber muss das jeweilige Arbeitsverhältnis, den Arbeitsort, das anwendbare Sozialversicherungssystem und die internen Verfahren analysieren.

Das Unternehmen sollte insbesondere Folgendes klären:

• welches Landesrecht für den Mitarbeiter gilt, 
• wo Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden, 
• welche Stelle das Krankengeld zahlt, 
• welche Unterlagen vor Ort erforderlich sind, 
• wie Abwesenheiten in den Konzernsystemen gemeldet werden sollen, 
• ob die internen Verfahren mit dem Recht des Beschäftigungslandes vereinbar sind. 

In der internationalen Praxis ist ein häufiges Problem die Diskrepanz zwischen den HR-Richtlinien des Konzerns und den lokalen Vorschriften. Die Zentrale erwartet möglicherweise einen einheitlichen Prozess für krankheitsbedingte Abwesenheiten, während polnische und deutsche Vorschriften unterschiedliche Lösungen erfordern.

In solchen Fällen kann die Unterstützung durch die Personalabteilung, die Lohnbuchhaltung in Polen und Spezialisten für Arbeitsrecht dazu beitragen, das Compliance-Risiko zu verringern.

Häufige Fehler von Arbeitgebern

Zu den häufigsten Fehlern von Arbeitgebern gehören:

• die elektronische Bescheinigung als vollständigen Ersatz für das Verfahren zur Meldung von Abwesenheiten anzusehen, 
• die Obergrenze für Krankengeld in Polen falsch zu berechnen, 
• polnische Vorschriften automatisch auf in Deutschland tätige Mitarbeiter anzuwenden, 
• Versäumnis, den Mitarbeitern klare Anweisungen zur Krankmeldung zu geben, 
• Nichtberücksichtigung des Alters des Mitarbeiters bei der Anwendung der polnischen 14-Tage-Frist, 
• falsche Einstufung von Folgeerkrankungen, 
• Versäumnis, den Übergang von der arbeitgeberfinanzierten Vergütung zu Leistungen einer Versicherungseinrichtung zu kontrollieren, 
• Entstehung von Unstimmigkeiten zwischen Personalunterlagen, Gehaltsabrechnung und Berichterstattung an die Zentrale. 

Diese Fehler können nicht nur zu Korrekturen bei der Gehaltsabrechnung führen, sondern auch zu Streitigkeiten mit Mitarbeitern und zusätzlichem Verwaltungsaufwand.

In internationalen Unternehmen ist das Risiko höher, da die Personalprozesse oft zwischen dem lokalen HR-Team, einem externen Lohnbuchhaltungsdienstleister und der Konzernzentrale aufgeteilt sind.

So erstellen Sie ein Verfahren für den Krankheitsfall im Unternehmen

Ein gut ausgearbeitetes Verfahren für den Krankheitsfall sollte für die Mitarbeiter klar verständlich und für die Personalabteilungen praktikabel sein. Es muss nicht übermäßig komplex sein, sollte aber die wichtigsten Regeln festlegen.

Für ein in Polen tätiges Unternehmen sollte das Verfahren Folgendes festlegen:

• wie und wann eine krankheitsbedingte Abwesenheit gemeldet werden muss, 
• wer oder welche Abteilung die Meldung erhält, 
• wie e-ZLA-Bescheinigungen überwacht werden, 
• wie Verlängerungen der Krankschreibung mitgeteilt werden, 
• wie die Abwesenheit erfasst wird, 
• wer für die Berechnung des Krankengeldes und des Krankengeldes verantwortlich ist. 

Für ein in Deutschland tätiges Unternehmen sollte das Verfahren zusätzlich Folgendes abdecken:

• die Verpflichtung, Arbeitsunfähigkeit unverzüglich zu melden, 
• die Regeln für die Nutzung der eAU, 
• wann ein ärztliches Attest erforderlich ist, 
• die Überwachung des 6-wöchigen Lohnfortzahlungszeitraums, 
• die Kommunikation mit der Krankenkasse, 
• Regeln für den Umgang mit Langzeiterkrankungen. 

Internationale Unternehmen sollten zudem auf sprachliche Konsistenz achten. Die Verfahren sollten in der Landessprache sowie in einer Sprache verfügbar sein, die von der Zentrale oder der Geschäftsleitung verstanden wird. Dies hilft, geschäftliche Entscheidungen zu vermeiden, die auf einem unvollständigen Verständnis der lokalen Verpflichtungen beruhen.

Die Rolle des Outsourcings von Personalwesen und Lohnabrechnung in Polen

Die Abwicklung von Krankmeldungen erfordert aktuelle Rechtskenntnisse, gut organisierte Daten und ein zuverlässiges Lohnabrechnungssystem.

In kleineren Unternehmen werden diese Aufgaben oft von einer einzigen Person übernommen. In größeren Organisationen kann die Verantwortung auf die Personalabteilung, die Lohnbuchhaltung, die Buchhaltung und externe Berater verteilt sein. In beiden Fällen ist die Genauigkeit der Prozesse von entscheidender Bedeutung.

Das Outsourcing von Personalwesen (HR) und Lohnbuchhaltung kann das Fehlerrisiko verringern, insbesondere wenn ein Unternehmen Mitarbeiter in Polen beschäftigt, aber im Besitz einer ausländischen Gesellschaft ist oder von dieser geführt wird. Ein professioneller Partner kann den Arbeitgeber bei der Gehaltsabrechnung, der Berechnung von Sozialleistungen, der Personaldokumentation, der Kommunikation mit der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und der Anpassung der Prozesse an die polnischen Vorschriften unterstützen.

Der Umfang solcher Dienstleistungen kann Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Verwaltung von Sozialleistungen, Unterstützung im Arbeitsrecht und die Bearbeitung von ZUS-Unterlagen umfassen.

Für Unternehmen, die ihre Verwaltungskosten und das Risiko fehlerhafter Meldungen senken möchten, kann das Outsourcing von Personalwesen und Lohnabrechnung in Polen eine effektive Lösung sein. Dies gilt insbesondere für Organisationen ohne großes lokales HR-Team oder für Unternehmen, die gleichzeitig in mehreren Rechtsräumen tätig sind.

---

Krankmeldungen in Polen und Deutschland basieren auf einem ähnlichen Prinzip: Einem Arbeitnehmer, der aufgrund einer Krankheit arbeitsunfähig ist, sollte seine Abwesenheit bestätigt werden, und er sollte Anspruch auf eine festgelegte Leistung haben. Die Unterschiede zwischen den beiden Systemen sind für Arbeitgeber jedoch erheblich.

In Polen ist das zentrale Thema die vom Arbeitgeber finanzierte Begrenzung des Krankengeldes auf 33 oder 14 Tage, gefolgt vom Übergang zum Krankengeld. In Deutschland gilt grundsätzlich, dass der Arbeitgeber das Arbeitsentgelt bis zu 6 Wochen weiterzahlt; danach übernimmt in der Regel die Krankenkasse die Leistungszahlung.

In beiden Ländern vereinfachen elektronische Krankmeldungen den Dokumentenfluss, machen jedoch eine ordnungsgemäße Kommunikation, Abwesenheitserfassung und Lohnabrechnung nicht überflüssig.

Für grenzüberschreitend tätige Unternehmen hat die Einhaltung lokaler Vorschriften oberste Priorität. Arbeitgeber sollten klare Verfahren zur Krankmeldung einführen, die Leistungszeiträume korrekt berechnen und die Übereinstimmung zwischen Personalunterlagen und Lohnunterlagen sicherstellen. Bei Unklarheiten kann die Unterstützung durch Personal- und Lohnbuchhaltungsspezialisten dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter gemäß den im jeweiligen Land geltenden Vorschriften korrekt behandelt werden.