Die Quellensteuer (WHT) in Polen ist einer der wichtigsten Bereiche mit Steuerrisiken für Unternehmen, die grenzüberschreitende Zahlungen tätigen. Sie kommt in erster Linie dann zur Anwendung, wenn ein polnisches Unternehmen Zahlungen an einen ausländischen Auftragnehmer, Gesellschafter, Kreditgeber, Lizenzgeber oder ein anderes Unternehmen leistet, das nicht in Polen steuerlich ansässig ist. In der Praxis kann die Quellensteuer im Zusammenhang mit Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren und bestimmten immateriellen Dienstleistungen anfallen.
Für Unternehmen ist der wichtigste Punkt, dass die Verpflichtung zur korrekten Abführung der Quellensteuer in der Regel beim Überweiser liegt, d. h. bei dem Unternehmen, das die Zahlung leistet. Das bedeutet, dass das polnische Unternehmen feststellen muss, ob eine bestimmte Zahlung der Quellensteuer (WHT) unterliegt, welcher Steuersatz gilt, ob eine Befreiung oder ein ermäßigter Steuersatz im Rahmen eines Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) in Anspruch genommen werden kann und ob das Unternehmen über Unterlagen verfügt, die das Recht auf eine Vorzugsbehandlung bestätigen.
Die Bedeutung dieses Bereichs hat zugenommen, nachdem das polnische Finanzministerium (MF) am 3. Juli 2025 steuerliche Klarstellungen zur Anwendung der Klausel über den wirtschaftlichen Eigentümer für Zwecke der Quellensteuer veröffentlicht hat. Die Klarstellungen erläutern unter anderem, wann der Status als wirtschaftlicher Eigentümer überprüft werden sollte, welchen Umfang die Überprüfung durch den Überweisenden haben sollte und unter welchen Umständen der Look-Through-Ansatz in Betracht gezogen werden kann.
Was ist die Quellensteuer (WHT)?
Die Quellensteuer ist eine pauschale Einkommensteuer, die auf bestimmte Zahlungen an Gebietsfremde erhoben wird. Das Verfahren sieht vor, dass der Zahlende die Steuer in Polen einbehält, bevor er den Betrag an den Empfänger überweist, oder in bestimmten Fällen eine Befreiung oder einen ermäßigten Steuersatz anwendet.
Einfach ausgedrückt erhält der ausländische Empfänger die Zahlung abzüglich der polnischen Steuer, es sei denn, der Zahlende ist gemäß den Vorschriften berechtigt, eine Vorzugsbehandlung anzuwenden.
Die Quellensteuer ist keine eigenständige Steuer, die außerhalb der Einkommensteuergesetzgebung gilt. Sie ist eine Methode zur Erhebung der Einkommensteuer auf ausgewählte Einkünfte, die Nichtansässige aus Quellen in Polen erzielen. Bei juristischen Personen sind die wichtigsten Bestimmungen im polnischen Körperschaftsteuergesetz (CIT-Gesetz) enthalten, insbesondere in den Artikeln 21, 22 und 26.
Welche Zahlungen unterliegen in Polen der Quellensteuer (WHT)?
In der Praxis gilt die Quellensteuer meist für vier Gruppen von Zahlungen:
- Dividenden und sonstige Einkünfte aus der Beteiligung am Gewinn juristischer Personen,
- Zinsen,
- Lizenzgebühren,
- ausgewählte immaterielle Dienstleistungen, wie z. B. Beratungs-, Management-, Werbe-, Marktforschungs-, Datenverarbeitungsdienstleistungen und Dienstleistungen ähnlicher Art.
Nicht jede ausländische Zahlung unterliegt in Polen automatisch der Quellensteuer. Entscheidend sind die tatsächliche wirtschaftliche Natur der Zahlung, die Rechtsgrundlage für die Zahlung, der Status des Empfängers und die Frage, ob der Betrag unter die Liste der von der Quellensteuer erfassten Einkünfte fällt.
In der Praxis treten Fehler meist dann auf, wenn ein Unternehmen eine Zahlung ausschließlich anhand der auf einer Rechnung oder in einem Vertrag verwendeten Bezeichnung einstuft. Die polnischen Steuerbehörden können jedoch den tatsächlichen Umfang der Dienstleistung prüfen. So kann beispielsweise eine als „Unternehmensunterstützung“ bezeichnete Rechnung Beratungs-, Management-, technische oder Lizenzierungselemente enthalten, wobei jedes dieser Elemente eine separate Quellensteueranalyse erfordern kann.
Grundlegende Quellensteuersätze in Polen
Die grundlegenden Quellensteuersätze nach polnischem Recht lauten im Allgemeinen wie folgt:
| Art der Zahlung | Grundlegender Quellensteuersatz |
| Dividenden und sonstige Erträge aus der Beteiligung am Gewinn juristischer Personen | 19% |
| Zinsen | 20% |
| Lizenzgebühren | 20% |
| Ausgewählte immaterielle Dienstleistungen | 20% |
Diese Sätze können reduziert werden oder die Steuer muss nicht erhoben werden, wenn die Bedingungen aus dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA), dem polnischen Körperschaftsteuergesetz (CIT) oder den Verordnungen zur Umsetzung von EU-Richtlinien erfüllt sind. Die bloße Tatsache, dass der Zahlungsempfänger seinen Sitz im Ausland hat, reicht jedoch nicht aus, um eine Vorzugsbehandlung anzuwenden.
Wann kann ein niedrigerer Quellensteuersatz oder eine Befreiung angewendet werden?
Die Anwendung einer Quellensteuervergünstigung erfordert eine Einzelfallprüfung. Der Überweisende sollte insbesondere feststellen:
- ob die Zahlung in Polen der Quellensteuer (WHT) unterliegt,
- wer der Empfänger der Zahlung ist,
- in welchem Land der Empfänger seinen steuerlichen Wohnsitz hat,
- ob das einschlägige Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) einen niedrigeren Steuersatz oder eine Steuerbefreiung in Polen vorsieht,
- ob der Empfänger der wirtschaftliche Eigentümer der Zahlung ist, sofern diese Bedingung gilt,
- ob der Überweisende über eine gültige Ansässigkeitsbescheinigung und andere Dokumente verfügt, die das Recht auf eine Vorzugsbehandlung bestätigen,
- ob eine Sorgfaltsprüfung durchgeführt wurde.
In der Praxis sollten Quellensteuervergünstigungen nicht automatisch gewährt werden, nur weil der Auftragnehmer eine Ansässigkeitsbescheinigung vorgelegt hat. Die Bescheinigung ist ein grundlegendes Dokument, reicht jedoch nicht immer aus. Bei passiven Zahlungen wie Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren ist auch die Beurteilung des Status als wirtschaftlicher Eigentümer wichtig. Die Bedingung des wirtschaftlichen Eigentümers ist Teil des Überprüfungsprozesses für bestimmte Zahlungen, die der Quellensteuer unterliegen, und kann sowohl für gesetzliche als auch für abkommensbasierte Vergünstigungen relevant sein.
Ansässigkeitsbescheinigung – warum ist sie so wichtig?
Eine Ansässigkeitsbescheinigung bestätigt den Sitz oder Wohnsitz des Steuerpflichtigen für steuerliche Zwecke. Im Zusammenhang mit der Quellensteuer ist sie eines der wichtigsten Dokumente, die die Anwendung eines Doppelbesteuerungsabkommens ermöglichen.
Ohne eine Bescheinigung über den steuerlichen Wohnsitz sollte ein polnischer Zahler den aus einem internationalen Abkommen resultierenden ermäßigten Steuersatz grundsätzlich nicht anwenden. In einem solchen Fall kann es erforderlich sein, Steuern zum inländischen Steuersatz einzubehalten.
In der Praxis sollten mehrere Punkte überprüft werden:
- Die Bescheinigung sollte sich auf den richtigen Zahlungsempfänger beziehen,
- sie sollte zum Zeitpunkt der Zahlung gültig sein,
- sie sollte die Feststellung des steuerlichen Wohnsitzes des Empfängers ermöglichen,
- im Zweifelsfall sollte sie durch zusätzliche Unterlagen oder Erklärungen ergänzt werden.
Auch die Form der Bescheinigung kann in der Praxis von Bedeutung sein, insbesondere wenn das Dokument elektronisch eingeholt wird oder einen bestimmten Zeitraum abdeckt. Der Überweisende sollte die Unterlagen so aufbewahren, dass nachgewiesen werden kann, dass das Unternehmen zum Zeitpunkt der Anwendung der Präferenz Gründe dafür hatte.
Wirtschaftlicher Eigentümer der Zahlung für Quellensteuerzwecke
Eines der wichtigsten Konzepte bei der Quellensteuer ist der wirtschaftliche Eigentümer der Zahlung. Dieser ist nicht zu verwechseln mit dem wirtschaftlichen Eigentümer im Sinne der Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, wo sich der Begriff auf eine natürliche Person bezieht, die die Kontrolle über ein Unternehmen ausübt.
Für die Zwecke der Quellensteuer ist der wirtschaftliche Eigentümer eine Einheit, die bestimmte Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt. Nach den Erläuterungen des polnischen Finanzministeriums und der gesetzlichen Definition handelt es sich dabei um eine Einheit, die die Zahlung zu ihrem eigenen Vorteil erhält, eigenständig über deren Verwendung entscheidet, das mit der Zahlung verbundene wirtschaftliche Risiko trägt, kein Vermittler ist, der verpflichtet ist, die Zahlung an eine andere Einheit weiterzuleiten, und im Land ihres Sitzes eine tatsächliche Geschäftstätigkeit ausübt, sofern die Zahlung im Zusammenhang mit einer Geschäftstätigkeit erfolgt. In der Praxis sollte der Überweisende prüfen, ob der ausländische Empfänger nicht lediglich als Vermittler auftritt. Ein Risiko kann insbesondere bei Holdingstrukturen, konzerninternen Finanzierungen, Lizenzgebühren und Transaktionen entstehen, bei denen Gelder rasch an eine andere Einheit weitergeleitet werden.
Echte Geschäftstätigkeit des Empfängers
Die Überprüfung der echten Geschäftstätigkeit des Empfängers sollte sich nicht darauf beschränken, zu prüfen, ob das Unternehmen in einem bestimmten Land registriert ist. Die polnischen Steuerbehörden können eine umfassendere Analyse erwarten, die insbesondere Folgendes umfasst:
- den Umfang der vom Empfänger ausgeübten Tätigkeit,
- Räumlichkeiten, technische und personelle Ressourcen,
- innerhalb der Gruppe ausgeübte Funktionen,
- Grad der Entscheidungsautonomie,
- Verwendung der erhaltenen Beträge,
- wirtschaftliche Rechtfertigung der Struktur,
- Übereinstimmung der Unterlagen mit dem tatsächlichen Transaktionsverlauf.
Dies bedeutet nicht, dass jede Holding- oder Finanzgesellschaft automatisch den Anspruch auf Quellensteuervergünstigungen verliert. Es bedeutet jedoch, dass der Überweisende Unterlagen und Argumente vorlegen sollte, die bestätigen, dass der Empfänger keine künstliche Einheit oder lediglich ein formales Glied in der Struktur ist.
Immaterielle Dienstleistungen und Quellensteuer (WHT) in Polen
Immaterielle Dienstleistungen sind einer der problematischsten Bereiche der Quellensteuer in Polen. Dies resultiert aus dem breiten Spektrum an Dienstleistungen und der Schwierigkeit, gemischte Dienstleistungen einzuordnen, insbesondere in internationalen Kapitalgruppen.
Zu den Dienstleistungen, die eine Quellensteueranalyse erfordern können, gehören unter anderem:
- Beratungsdienstleistungen,
- Management- und Kontrollleistungen,
- Werbedienstleistungen,
- Marktforschung,
- Datenverarbeitung,
- Personalvermittlung und Personalbeschaffung,
- Garantien und Bürgschaften,
- Dienstleistungen ähnlicher Art.
Bei immateriellen Dienstleistungen ist es besonders wichtig zu prüfen, ob die Zahlung unter den vom Quellensteuer-Katalog erfassten Bereich fällt und ob das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen eine Behandlung als Betriebsgewinne zulässt, die grundsätzlich im Wohnsitzland des Empfängers zu versteuern sind. Aus den Klarstellungen des polnischen Finanzministeriums geht hervor, dass bei immateriellen Dienstleistungen, die Betriebsgewinne im Sinne des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) darstellen, die Überprüfung des Anspruchs auf eine Vorzugsbehandlung – anders als bei passiven Zahlungen – nicht die Voraussetzung des wirtschaftlichen Eigentümers umfasst.
In der Praxis entbindet dies den Überweisenden jedoch nicht von der Verpflichtung, die Art der Dienstleistung ordnungsgemäß zu dokumentieren und die gebotene Sorgfalt walten zu lassen.
Dividenden und Quellensteuer (WHT) in Polen
Dividenden, die von polnischen Unternehmen an ausländische Anteilseigner ausgeschüttet werden, unterliegen in der Regel einer Quellensteuer in Höhe von 19 %. In bestimmten Fällen ist es möglich, eine Befreiung gemäß dem polnischen Körperschaftsteuergesetz oder einen niedrigeren Steuersatz gemäß dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen in Anspruch zu nehmen.
Für die Dividendenbefreiung sind folgende Faktoren besonders wichtig:
- Steuerstatus des ausschüttenden Unternehmens,
- Steuerstatus des Dividendenempfängers,
- erforderlicher Beteiligungsanteil,
- erforderliche Beteiligungsdauer,
- Bestätigung, dass der Empfänger nicht von einer Steuerbefreiung auf sein gesamtes Einkommen profitiert,
- Vorliegen einer Bescheinigung über den steuerlichen Wohnsitz,
- Erfüllung der Missbrauchsbekämpfungsbedingungen,
- Beurteilung des Status als wirtschaftlicher Eigentümer, falls dies in einem bestimmten Modell erforderlich ist.
Bei Holdingstrukturen ist besondere Vorsicht geboten, wenn eine Dividende an eine Zwischengesellschaft gezahlt und anschließend weitergegeben wird. In solchen Fällen können die polnischen Steuerbehörden die wirtschaftliche Rechtfertigung der Struktur, die Funktionen der Zwischengesellschaft und ihre tatsächliche Rolle innerhalb der Gruppe prüfen.
Zinsen und Lizenzgebühren
An ausländische Unternehmen gezahlte Zinsen und Lizenzgebühren unterliegen in der Regel einer Quellensteuer in Höhe von 20 %. Vergünstigungen können sich aus Doppelbesteuerungsabkommen oder aus einer Befreiung zur Umsetzung der EU-Zins- und Lizenzgebührenrichtlinie ergeben.
Bei Zinsen und Lizenzgebühren ist die Überprüfung des Status als wirtschaftlicher Eigentümer besonders wichtig. Dies gilt insbesondere für konzerninterne Finanzierungen, Back-to-Back-Darlehen, Cash-Pooling-Strukturen sowie Zahlungen für Lizenzen, Marken, Software oder Know-how.
Der Überweisende sollte prüfen, ob der Empfänger das Recht hat, die Zahlung für sich selbst zu behalten, ob er das mit der Transaktion verbundene wirtschaftliche Risiko trägt und ob er nicht verpflichtet ist, die erhaltenen Mittel weiterzuleiten.
Der Schwellenwert von 2 Millionen PLN und der Pay-and-Refund-Mechanismus
Eines der wichtigsten Elemente des polnischen Quellensteuersystems ist der Schwellenwert von 2 Millionen PLN für Zahlungen an denselben Steuerpflichtigen im Steuerjahr des Zahlers. Sobald dieser Schwellenwert überschritten wird, kann der Pay-and-Refund-Mechanismus auf bestimmte Zahlungen an verbundene Unternehmen Anwendung finden.
Dieser Mechanismus bedeutet, dass der Zahler auf den Betrag, der 2 Millionen PLN übersteigt, Quellensteuer zum gesetzlichen Satz einbehalten muss; anschließend kann der Steuerpflichtige oder in bestimmten Fällen der Zahler eine Steuerrückerstattung beantragen, sofern die Voraussetzungen für eine Vorzugsbehandlung erfüllt sind.
Der Pay-and-Refund-Mechanismus gilt im Allgemeinen für passive Zahlungen wie Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren, die an verbundene Unternehmen geleistet werden. Er gilt nicht in gleicher Weise für immaterielle Dienstleistungen wie Beratungs- oder Managementdienstleistungen.
Wie lässt sich die Steuererhebung nach Überschreiten des Schwellenwerts vermeiden?
Nach Überschreiten des Schwellenwerts von 2 Millionen PLN sieht das polnische Recht Lösungen vor, die eine Vorzugsbehandlung ermöglichen, ohne dass Steuern zum inländischen Steuersatz einbehalten werden müssen. In der Praxis sind die beiden wichtigsten Instrumente die Stellungnahme zur Anwendung von Vergünstigungen und die Erklärung des Zahlers.
Stellungnahme zur Anwendung von Vergünstigungen
Eine Stellungnahme zur Anwendung von Vergünstigungen ermöglicht es dem Überweiser, die Möglichkeit zu bestätigen, keine Steuer zu erheben, eine Befreiung anzuwenden oder einen ermäßigten Steuersatz in Bezug auf bestimmte Zahlungen und einen bestimmten Steuerpflichtigen anzuwenden. Der Antrag wird elektronisch auf dem entsprechenden Formular eingereicht.
Um die Stellungnahme zu erhalten, müssen Argumente und Unterlagen vorbereitet werden, die bestätigen, dass die Voraussetzungen für eine Vorzugsbehandlung erfüllt sind. In der Praxis kann das Verfahren zusätzliche Rückfragen der Behörde und die Notwendigkeit zur Nachreichung von Unterlagen beinhalten.
Erklärung des Überweisenden: WH-OSC oder WH-OSP
Alternativ kann die Erklärung des Überweisenden eingereicht werden. Für die Körperschaftsteuer wird das Formular WH-OSC verwendet, während für die Einkommensteuer das Formular WH-OSP gilt.
Die Einreichung der Erklärung ist nicht nur eine Formalität. Die Unterzeichner des Dokuments bestätigen unter anderem, dass der Überweisende über die erforderlichen Unterlagen verfügt und dass der Überweisende nach Überprüfung keine Kenntnis hat, die die Annahme rechtfertigt, dass die Voraussetzungen für die Anwendung der Präferenz nicht erfüllt sind. Dies bedeutet eine echte Verantwortung seitens der Führungskräfte.
Sorgfaltspflicht des Überweisenden
Die Sorgfaltspflicht ist eines der zentralen Konzepte bei der Abrechnung der Quellensteuer (WHT) in Polen. Der Überweiser sollte nachweisen können, dass er vor der Anwendung der Präferenzbehandlung eine angemessene und ausreichende Überprüfung durchgeführt hat.
Der Umfang dieser Überprüfung hängt von den Umständen ab. Sie kann bei einer kleinen Zahlung an einen nicht verbundenen Auftragnehmer anders aussehen als bei einer millionenschweren Dividenden- oder Zinszahlung innerhalb einer Unternehmensgruppe.
In der Praxis kann die Sorgfaltspflicht insbesondere Folgendes umfassen:
- Analyse des Vertrags und der Art der Dienstleistung,
- Prüfung von Rechnungen und Belegen,
- Einholung einer Bescheinigung über den steuerlichen Wohnsitz,
- Einholung von Erklärungen des Empfängers,
- Analyse des Status als wirtschaftlicher Eigentümer,
- Prüfung der Konzernstruktur,
- Analyse der Finanzströme,
- Beurteilung der tatsächlichen Geschäftstätigkeit des Empfängers,
- Dokumentation des Entscheidungsprozesses.
Die Steuerauskünfte des polnischen Finanzministers vom 3. Juli 2025 präzisieren die Anwendung der Klausel zum wirtschaftlichen Eigentümer auch im Zusammenhang mit der Sorgfaltspflicht des Zahlers. Die Befolgung dieser Steuerauskünfte kann Schutz im Rahmen der polnischen Steuerverordnung bieten, auch für Zahler.
Durchschauansatz – wann kann er von Bedeutung sein?
Der Durchschauansatz besteht darin zu prüfen, ob die Quellensteuervergünstigung aus der Perspektive einer anderen Einheit als dem direkten Zahlungsempfänger beurteilt werden kann, wenn diese andere Einheit der tatsächliche Eigentümer der Zahlung ist.
In der Praxis kann dies bei Strukturen relevant sein, bei denen eine Zahlung über eine zwischengeschaltete Einheit läuft, wirtschaftlich jedoch eine andere Einheit erreicht. Die Anwendung dieses Ansatzes ist in bestimmten Situationen zulässig, stellt jedoch keine automatische Verpflichtung der Steuerbehörden dar.
Für Unternehmen bedeutet dies, dass der Anwendung des Look-Through-Ansatzes eine detaillierte Analyse und ordnungsgemäße Dokumentation der Zahlungsströme, der Funktionen der beteiligten Unternehmen sowie des Anspruchs des tatsächlichen wirtschaftlichen Empfängers auf eine Vorzugsbehandlung vorausgehen sollte.
Quellensteuerdokumentation – was ist zu erstellen?
Es gibt keine einheitliche Liste von Dokumenten, die für jede Zahlung ausreicht. Der Umfang der Dokumentation hängt von der Art der Zahlung, der Beziehung zum Empfänger, dem Zahlungsbetrag und der angewandten Vorzugsregelung ab.
In der Praxis kann die WHT-Dokumentation Folgendes umfassen:
- Ansässigkeitsbescheinigung,
- Vereinbarung, die die Grundlage für die Zahlung bildet,
- Rechnungen und Bestätigungen über die Erbringung von Dienstleistungen,
- Erklärung des Empfängers zum Status als wirtschaftlicher Eigentümer,
- Erklärung zur tatsächlichen Geschäftstätigkeit,
- Registrierungsunterlagen des Empfängers,
- Jahresabschlüsse,
- Beschreibung der Geschäftstätigkeit des Empfängers,
- Kapitalgruppenstruktur,
- Unterlagen zum Nachweis der Finanzströme,
- Analyse des einschlägigen Doppelbesteuerungsabkommens,
- internes Steuermemorandum zur Dokumentation des Überprüfungsprozesses.
Bei größeren Zahlungen oder konzerninternen Transaktionen ist es empfehlenswert, die Dokumentation bereits vor der Zahlung zu erstellen, und zwar nicht nur für den Fall einer Steuerprüfung.
Haftung für Fehler bei der Quellensteuer
Fehler bei der Quellensteuerabrechnung können schwerwiegende Folgen haben. Zu den Risiken zählen insbesondere:
- Steuerrückstände,
- Verzugszinsen,
- die Notwendigkeit, Steuererklärungen und Steuerangaben zu korrigieren,
- Streitigkeiten mit den Steuerbehörden,
- steuerrechtliche Strafbarkeit der für die Abrechnungen verantwortlichen Personen,
- Reputationsrisiko,
- Verschlechterung des Cashflows, insbesondere im Rahmen des Pay-and-Refund-Mechanismus.
Von der zahlenden Stelle eingereichte Erklärungen sind besonders heikel. Die Unterzeichnung einer Erklärung ohne entsprechende Unterlagen kann riskant sein, da die Führungskräfte bestimmte Umstände im Rahmen der Haftungsregeln bestätigen.
Quellensteuer in internationalen Kapitalgruppen
In internationalen Kapitalgruppen entsteht die Quellensteuer häufig im Zusammenhang mit wiederkehrenden Zahlungen, wie beispielsweise:
- Lizenzgebühren für die Nutzung von Marken,
- Softwaregebühren,
- Zinsen auf konzerninterne Darlehen,
- Management-Servicegebühren,
- Beratungs- und Verwaltungsunterstützungsgebühren,
- an Holdinggesellschaften gezahlte Dividenden.
In solchen Strukturen sollte die Quellensteuer nicht nur zum Zeitpunkt der Zahlung analysiert werden. Ein sicherer Ansatz besteht darin, im Voraus eine Zahlungsübersicht zu erstellen, Wertgrenzen festzulegen, Dokumente zu prüfen und zu bestimmen, ob für eine bestimmte Beziehung eine Erklärung oder eine Stellungnahme zur Anwendung von Vergünstigungen erforderlich ist.
Siehe auch: Praktische Fragen im Zusammenhang mit der Quellensteuer. Bei der Quellensteuer ist oft nicht nur eine Analyse der allgemeinen Vorschriften erforderlich, sondern auch der konkreten Situationen, in denen der Zahlende das Steuerrisiko vor einer Zahlung einschätzen muss. Ausgewählte praktische Fragen behandeln wir ausführlicher in den folgenden Artikeln: Quellensteuer auf Hosting-Dienstleistungen in Polen – Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts (NSA) · Quellensteuer (WHT) in Polen: WH-OSC-Erklärungen sollten nicht zu früh eingereicht werden · Steuerwohnsitzbescheinigung als Voraussetzung für die Anwendung eines Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) auf die Quellensteuer (WHT) in Polen – Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts (NSA)
Analyse der Quellensteuerpflichten für Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren und immaterielle Dienstleistungen
Bei getsix® unterstützen wir Unternehmen bei der praktischen Analyse der Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Quellensteuer in Polen. Ausgangspunkt ist die jeweilige Zahlung, ihr wirtschaftlicher Charakter, die Rechtsgrundlage, der Status des Empfängers sowie die für die Anwendung des korrekten Steuersatzes, der Befreiung oder des Quellensteuerverfahrens erforderlichen Unterlagen.
Im Rahmen unserer Steuerberatung in Polen unterstützen wir Sie insbesondere bei folgenden Aufgaben:
- Einstufung von Zahlungen aus Polen ins Ausland, einschließlich Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren, Softwarezahlungen und ausgewählter immaterieller Dienstleistungen,
- Prüfung der Möglichkeit, einen ermäßigten Steuersatz oder eine Befreiung gemäß den polnischen Vorschriften oder dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen in Anspruch zu nehmen,
- Überprüfung des Status als wirtschaftlicher Eigentümer, der wirtschaftlichen Substanz des Empfängers und der erforderlichen Dokumentation,
- Erstellung der Quellensteuerdokumentation, einschließlich Unterstützung bei WH-OSC, WH-OSP und Anträgen auf eine Stellungnahme zur Anwendung von Vergünstigungen,
- Beurteilung der Möglichkeit einer Steuerrückerstattung, falls bereits Quellensteuer einbehalten wurde, sowie Überprüfung und Organisation früherer Abrechnungen.
Ziel einer solchen Analyse ist es, eine sichere Vorgehensweise zu ermitteln: Quellensteuer einbehalten, eine Vergünstigung an der Quelle anwenden, eine Stellungnahme zur Anwendung von Vergünstigungen beantragen oder das Quellensteuer-Rückerstattungsverfahren einleiten.
Wie man ein Unternehmen auf ordnungsgemäße Quellensteuerabrechnungen in Polen vorbereitet
Eine bewährte Vorgehensweise ist die Einführung eines internen Quellensteuerprozesses, der es ermöglicht, Risiken zu identifizieren, bevor Zahlungen erfolgen. Dieser Prozess sollte die Perspektiven der Buchhaltung, des Steuerwesens und des operativen Geschäfts vereinen.
In der Praxis empfiehlt es sich, die folgenden Schritte zu unternehmen:
- Erfassen Sie alle Auslandszahlungen.
- Unterteilen Sie diese nach Art: Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren, immaterielle Dienstleistungen und sonstige Zahlungen.
- Ermitteln Sie die Empfänger und deren steuerlichen Wohnsitz.
- Prüfen Sie, ob Zahlungen an verbundene Unternehmen erfolgen.
- Beachten Sie die Schwelle von 2 Millionen PLN für denselben Steuerpflichtigen.
- Überprüfen Sie die Steuerwohnsitzbescheinigungen.
- Beurteilen Sie den Status des wirtschaftlichen Eigentümers bei passiven Zahlungen.
- Erstellen Sie die Due-Diligence-Dokumentation.
- Stellen Sie fest, ob ein Gutachten zur Anwendung von Vergünstigungen oder eine Erklärung des Zahlers erforderlich ist.
- Aktualisieren Sie die Dokumentation regelmäßig.
Die Quellensteuer sollte als fester Bestandteil der Steuerkontrolle im Unternehmen betrachtet werden und nicht als einmalige Maßnahme, die zum Jahresende durchgeführt wird.
FAQ
Was ist WHT?
WHT steht für Quellensteuer. Es handelt sich um eine Pauschalsteuer, die auf bestimmte Zahlungen an Gebietsfremde erhoben wird. In Polen gilt sie unter anderem für Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren und ausgewählte immaterielle Dienstleistungen.
Wer ist für die Einbehaltung der Quellensteuer verantwortlich?
Der Überweiser, d. h. das Unternehmen, das die Zahlung leistet, ist in der Regel für die Einbehaltung der Quellensteuer verantwortlich. In der Praxis ist dies meist ein polnisches Unternehmen, das Beträge an einen ausländischen Auftragnehmer oder Anteilseigner zahlt.
Wie hoch sind die grundlegenden Quellensteuersätze in Polen?
Die Grundsätze betragen 19 % für Dividenden und 20 % für Zinsen, Lizenzgebühren und ausgewählte immaterielle Dienstleistungen. Diese Sätze können im Rahmen eines Doppelbesteuerungsabkommens oder von Bestimmungen, die eine Befreiung vorsehen, reduziert werden.
Reicht eine Bescheinigung über den steuerlichen Wohnsitz aus, um einen niedrigeren Quellensteuersatz anzuwenden?
Nicht immer. Eine Bescheinigung über den steuerlichen Wohnsitz ist ein grundlegendes Dokument, doch bei vielen Zahlungen ist es zudem erforderlich, eine Sorgfaltsprüfung durchzuführen, die Bedingungen des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens zu analysieren und den Status des wirtschaftlichen Eigentümers zu überprüfen.
Wer ist der wirtschaftliche Eigentümer im Sinne der Quellensteuer?
Der wirtschaftliche Eigentümer ist eine Einheit, die die Zahlung zu ihrem eigenen Vorteil erhält, unabhängig über deren Verwendung entscheidet, das wirtschaftliche Risiko trägt, nicht verpflichtet ist, die Zahlung weiterzuleiten, und eine echte Geschäftstätigkeit ausübt, sofern die Zahlung mit dieser Tätigkeit in Zusammenhang steht.
Ist der wirtschaftliche Eigentümer im Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer (CRBR) derselbe wie der wirtschaftliche Eigentümer im Sinne der Quellensteuer?
Nein. Der wirtschaftliche Eigentümer im Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer (CRBR) ist ein Begriff, der sich auf Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung bezieht. Der wirtschaftliche Eigentümer im Sinne der Quellensteuer ist ein steuerrechtlicher Begriff, der sich auf den Zahlungsempfänger und dessen Anspruch auf Steuervergünstigungen bezieht.
Wann kommt der Pay-and-Refund-Mechanismus zur Anwendung?
Der Pay-and-Refund-Mechanismus kann zur Anwendung kommen, wenn im Steuerjahr des Zahlenden die Schwelle von 2 Millionen PLN für Zahlungen an denselben Steuerpflichtigen überschritten wird, und zwar in Bezug auf bestimmte Zahlungen an verbundene Unternehmen, wie Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren.
Gilt Pay and Refund für immaterielle Dienstleistungen?
In der Regel gilt der Pay-and-Refund-Mechanismus nach dem aktuellen Modell für passive Zahlungen wie Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren an verbundene Unternehmen. Immaterielle Dienstleistungen erfordern eine Quellensteueranalyse, fallen jedoch nicht in gleichem Maße unter diesen Mechanismus.
Was ist der Zweck einer Stellungnahme zur Anwendung von Vergünstigungen?
Eine Stellungnahme zur Anwendung von Vergünstigungen bestätigt das Recht auf Anwendung einer Befreiung, eines ermäßigten Steuersatzes oder des Verzichts auf Steuererhebung in Bezug auf bestimmte Zahlungen. Sie kann ein wichtiges Instrument zur Risikominderung bei großen oder wiederkehrenden Zahlungen sein.
Ersetzt die WH-OSC-Erklärung die Quellensteueranalyse?
Nein. Die WH-OSC-Erklärung ersetzt keine Steueranalyse. Vielmehr bestätigt der Überweisende durch ihre Einreichung, dass er im Besitz der erforderlichen Unterlagen ist und die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Vergünstigung erfüllt sind. Daher sollte vor der Unterzeichnung der Erklärung eine zuverlässige Überprüfung durchgeführt werden.
Welche Unterlagen sollten für Quellensteuerzwecke aufbewahrt werden?
Zu den am häufigsten benötigten Unterlagen gehören eine Bescheinigung über den steuerlichen Wohnsitz, Verträge, Rechnungen, Bestätigungen über die Erbringung von Dienstleistungen, Erklärungen des Empfängers, Unterlagen über die tatsächliche Geschäftstätigkeit, die Konzernstruktur, Finanzunterlagen sowie eine interne Steueranalyse.
Gilt die Quellensteuer nur für große Unternehmen?
Nein. Die Quellensteuer kann für jedes Unternehmen gelten, das bestimmte Zahlungen an ausländische Vertragspartner leistet. Der Umfang der Dokumentationspflichten und das Risikoniveau steigen jedoch mit dem Wert der Zahlungen, den Kapitalverbindungen und der Komplexität der Struktur.
Wann sollte eine Quellensteueranalyse durchgeführt werden?
Eine Quellensteueranalyse sollte vor der Zahlung durchgeführt werden, insbesondere wenn das Unternehmen Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren oder Vergütungen für immaterielle Dienstleistungen an ein ausländisches Unternehmen zahlt. Eine nach der Zahlung durchgeführte Analyse kann zu spät sein, wenn die Steuer bereits früher hätte einbehalten werden müssen.
