Am 1. Januar 2026 traten in Polen wesentliche Änderungen im Verfahren zur Vergabe von PESEL-Nummern (Allgemeines Elektronisches System zur Registrierung der Bevölkerung) an Ausländer in Kraft. Auch wenn dies für viele zunächst wie eine weitere administrative Formalität erscheint, können die neuen Vorschriften in der Praxis reale Auswirkungen auf die Funktionsweise von Unternehmen mit ausländischem Kapital, sowie Unternehmensprozesse (z. B. die Ernennung von Vorstandsmitgliedern) und sogar auf die Geschwindigkeit der Erfüllung von Steuer- und Berichtspflichten haben.
Die wichtigste Änderung? Für Staatsangehörige bestimmter Länder – insbesondere außerhalb der EU/des EWR/der Schweiz – wird es zur Regel, dass sie bei der Beantragung einer PESEL-Nummer persönlich bei der Behörde erscheinen müssen. Das bedeutet, dass der bisher beliebte und bequeme Weg über einen Bevollmächtigten (z. B. eine Anwaltskanzlei) nicht mehr möglich sein wird.
Im Folgenden gehen wir detailliert darauf ein, wen die Änderungen betreffen, worin sie bestehen, warum der Gesetzgeber sie einführt und vor allem, wie man sich auf die neuen Anforderungen vorbereiten kann, um die Geschäftstätigkeit des Unternehmens nicht zu beeinträchtigen.
Warum ist die PESEL-Nummer für die Geschäftstätigkeit von Unternehmen so wichtig?
Im polnischen Rechtssystem ist ein Vorstandsmitglied einer Kapitalgesellschaft nicht formell verpflichtet, eine PESEL-Nummer zu besitzen. In der Praxis führt das Fehlen einer PESEL-Nummer jedoch häufig zu Schwierigkeiten bei der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere in einem stark digitalisierten Verwaltungs- und Steuerumfeld.
Die PESEL-Nummer ist unter anderem deshalb wichtig, weil:
- die Einreichung von Finanzdokumenten (z. B. Jahresabschlüssen) über das IT-System kann nur von einer Person vorgenommen werden, deren PESEL-Nummer im KRS (Landesgerichtsregister) veröffentlicht ist (sofern die Einreichung nicht von einem Rechtsanwalt oder Rechtsberater vorgenommen wird),
- sie ist für die Unterzeichnung und Einreichung bestimmter Steuererklärungen oder -anmeldungen erforderlich,
- nach der Vergabe der PESEL-Nummer sollte diese in der qualifizierten elektronischen Signatur berücksichtigt werden, wenn sie für amtliche Vorgänge verwendet werden soll,
- nach Erhalt der PESEL-Nummer muss diese im KRS und oft auch im Zentralregister der wirtschaftlich Berechtigten (CRBR) offengelegt werden,
- Die PESEL-Nummer ist praktisch unverzichtbar, um ein vertrauenswürdiges Profil anzulegen, eine auf der PESEL-Nummer basierende Signatur zu erhalten oder Berechtigungen im E-Zustellungssystem (e-Doręczenia) zu verwalten.
Dies ist besonders wichtig für Unternehmen mit ausländischem Kapital, deren Vorstände häufig ausschließlich aus Ausländern bestehen.
PESEL und qualifizierte elektronische Signatur
Obwohl man eine qualifizierte Signatur auch ohne PESEL-Nummer erhalten kann, wird in der Praxis empfohlen, zuerst eine PESEL-Nummer zu beantragen und erst dann eine Signatur zu erstellen oder zu aktualisieren. Die PESEL-Nummer sollte häufig in der Signaturbescheinigung angegeben werden, wenn diese für amtliche Zwecke verwendet werden soll – dies erleichtert die Identifizierung des Unterzeichners in polnischen elektronischen Systemen. Dadurch ist es unter anderem möglich, Erklärungen elektronisch an das Finanzamt zu senden und Finanzberichte beim KRS einzureichen. Der Besitz einer PESEL-Nummer vereinfacht und beschleunigt den gesamten Prozess erheblich und verringert das Risiko technischer Probleme auf Seiten der Verwaltungssysteme. Als getsix® bieten wir Ihnen in Zusammenarbeit mit einem der führenden Anbieter von Vertrauensdiensten in Polen umfassende Unterstützung bei der Beantragung einer qualifizierten elektronischen Signatur. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren.
Was ändert sich ab dem 1. Januar 2026?
Die wichtigste Änderung – keine Antragstellung durch einen Bevollmächtigten mehr (für einen Teil der Ausländer)
Bis Ende 2025 war es gängige Praxis, die PESEL-Nummer für einen im Ausland lebenden Ausländer über einen Bevollmächtigten zu beantragen.
Dazu waren lediglich erforderlich:
- eine entsprechende Vollmacht,
- eine notariell beglaubigte Kopie des Ausweises (oftmals Reisepass) mit Apostille.
Ab dem 1. Januar 2026 ändert sich die Situation grundlegend. Es wurde nämlich eine Regelung eingeführt, wonach Ausländer außerhalb bestimmter geografischer Gebiete (Details siehe unten) persönlich bei der Behörde erscheinen müssen und eine Vertretung durch einen Bevollmächtigten nicht mehr möglich ist.
Rechtsgrundlage für die Änderungen
Die Änderung ergibt sich aus der Hinzufügung von Art. 18 Abs. 1a zum Gesetz vom 24. September 2010 über die Einwohnermeldung. Die Bestimmung wurde durch das Gesetz vom 12. September 2025 (Gesetzblatt Pos. 1301) eingeführt, das unter anderem die Überprüfung des Anspruchs auf Familienleistungen für Ausländer und die Regeln für die Unterstützung von Bürgern der Ukraine betrifft.
Wen genau betrifft die Verpflichtung zur persönlichen Vorsprache?
Die neuen Regeln gelten für Ausländer, die keine Staatsangehörigen sind:
- der EU-Mitgliedstaaten, der EFTA-Mitgliedstaaten, die Vertragsparteien des EWR-Abkommens sind, der Schweizerischen Eidgenossenschaft oder Familienangehörige der oben genannten Personen,
- Staatsangehörige des Vereinigten Königreichs, die Rechte aus dem Austrittsabkommen (sogenannte „Brexit-Vertragsbegünstigte”) in Anspruch nehmen, sowie deren Familienangehörige – in bestimmten Fällen.
Ausnahme: Die Verpflichtung zur persönlichen Anwesenheit gilt nicht für Kinder, die auf dem Gebiet der Republik Polen geboren sind.
In der Praxis bedeutet dies, dass die Regelung insbesondere für Staatsangehörige aus Ländern außerhalb Europas (z. B. Asien, Amerika, Afrika) schwerwiegende Folgen haben wird, die in die Vorstände polnischer Unternehmen berufen werden, aber ihren ständigen Wohnsitz außerhalb Polens haben.
Wie sieht das Verfahren vor und nach den Änderungen aus?
Bisher (bis Ende 2025)
- konnte der Antrag durch einen Bevollmächtigten oder per Post gestellt werden,
- die Behörden überprüften die Daten des Ausländers anhand beglaubigter Kopien von Dokumenten (oftmals Reisepass mit Apostille),
- das Vorstandsmitglied musste nicht extra nach Polen kommen, um eine PESEL-Nummer zu beantragen – was unter den gegenwärtigen Geschäftsbedingungen eine praktische und kostengünstige Lösung war.
Wie ist die Situation seit dem 1. Januar 2026?
- Für bestimmte Ausländer erfordert der Antrag einen persönlichen Besuch bei der Behörde,
- es ist nicht möglich, durch einen Bevollmächtigten zu handeln,
- es kommen zusätzliche organisatorische Elemente hinzu:
- die Notwendigkeit, nach Polen zu reisen,
- oftmals die Notwendigkeit der Unterstützung durch einen vereidigten Dolmetscher, wenn der Ausländer die polnische Sprache nicht fließend beherrscht,
- die Notwendigkeit, den Besuch bei der Behörde zu planen (Termine, für den Antrag zuständige Stelle, Unterlagen).
Wichtig ist, dass ein Bevollmächtigter zwar die persönliche Anwesenheit des Ausländers nicht ersetzen kann, die Unterstützung durch einen Berater jedoch sehr hilfreich sein kann, damit der Antrag formal korrekt ist und nicht abgelehnt wird.
Was waren die Absichten des Gesetzgebers?
Aus der Begründung zum Gesetzentwurf geht hervor, dass die Hauptmotivation darin bestand:
- die PESEL-Nummer mit dem tatsächlichen Aufenthalt eines Ausländers auf polnischem Gebiet zu verknüpfen,
- die Kontrolle und Qualität der Daten in staatlichen Registern zu verbessern,
- Missbrauch, z. B. im Zusammenhang mit Sozialleistungen, zu bekämpfen.
Im Laufe der Gesetzgebungsarbeiten wurde darauf hingewiesen, dass die Behörden Probleme mit der Identifizierung von Personen aus dem Ausland haben und es in den Registern Fälle gab, in denen dieselbe Person unter verschiedenen Identifikationsdaten geführt wurde, was eine eindeutige Überprüfung der Identität erschwerte. Die Lösung soll gerade die persönliche Überprüfung sein.
Gleichzeitig weisen Experten darauf hin, dass bei der Ausarbeitung der Vorschriften die Auswirkungen auf ausländische Unternehmer, die in Polen tätig sind und Ausländer in ihre Vorstände berufen, nicht ausreichend analysiert wurden. In der Praxis sind Vorstandsmitglieder – obwohl sie formal keine PESEL-Nummer besitzen müssen – ohne diese Identifikationsnummer oft nicht in der Lage, ihre Aufgaben effizient zu erfüllen. Dies ist auf die zunehmende Digitalisierung der Verwaltungs- und Steuerverfahren zurückzuführen: Die PESEL-Nummer ist oft erforderlich, um ein vertrauenswürdiges Profil einzurichten, eine qualifizierte elektronische Signatur in polnischen Systemen zu erhalten und zu verwenden, E-Zustellungen (e-Doręczenia) zu bedienen sowie bestimmte Dokumente an Behörden zu unterzeichnen und zu versenden (z. B. Steuererklärungen) oder die Einreichung von Jahresabschlüssen im KRS-System. Die Einführung der Verpflichtung zur persönlichen Anwesenheit zur Erlangung einer PESEL-Nummer kann daher zu echten operativen Schwierigkeiten für Unternehmen führen, die ausländische Vorstände haben und keine ständige Anwesenheit dieser Personen in Polen planen.
Konsequenzen für Unternehmen und Vorstandsmitglieder
Verlängerung der Prozesse und Anstieg der Kosten
Die Verpflichtung zur persönlichen Anwesenheit bedeutet:
- Organisation von Reisen (oft interkontinental),
- Kosten für Unterkunft, Logistik, Betreuung,
- Kosten für einen vereidigten Übersetzer,
- mögliche Verzögerungen bei der Durchführung von Unternehmensaktivitäten (z. B. Aufnahme eines neuen Vorstandsmitglieds, Aktualisierung der Daten im KRS, CRBR).
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Risiko der Blockierung wichtiger Pflichten des Unternehmens
Wenn der Vorstand keine PESEL-Nummer hat, kann es zu echten Problemen kommen bei:
- der fristgerechten Einreichung von Jahresabschlüssen,
- der Unterzeichnung von Steuererklärungen,
- der Beantragung und Einrichtung von elektronischen Signaturen oder Berechtigungen in öffentlichen Verwaltungssystemen.
In der Praxis können Unternehmen gezwungen sein, auf Ersatzlösungen zurückzugreifen (z. B. Unterzeichnung durch einen professionellen Bevollmächtigten), was jedoch ebenfalls Kosten verursacht und zusätzliche organisatorische Maßnahmen erfordert.
Änderung der Unternehmenspraxis – „lokales” Vorstandsmitglied
Die neuen Vorschriften können einige Unternehmen dazu veranlassen:
- die Ernennung mindestens eines Vorstandsmitglieds, das polnischer Staatsbürger oder Staatsbürger der EU/des EWR/der Schweiz ist,
- die Änderung des Managementmodells in Kapitalgruppen,
- in extremen Fällen – die Aufgabe der Strukturen in Polen, wenn die Kosten und Hindernisse in keinem Verhältnis zum Umfang der Geschäftstätigkeit stehen.
Werden die Änderungen tatsächlich Missbrauch einschränken?
Es ist anzumerken, dass einige Experten auf die begrenzte Wirksamkeit der Änderungen hinweisen. Selbst wenn ein Ausländer seine PESEL-Nummer in Polen persönlich erhält, kann er nach deren Vergabe weiterhin das Land verlassen. Letztendlich muss die Verpflichtung zur persönlichen Vorsprache das Problem der „fiktiven Anwesenheit” nicht vollständig lösen, verursacht aber gleichzeitig erhebliche Kosten und Schwierigkeiten für die Unternehmen.
Wie kann man ein Unternehmen auf die Änderungen vorbereiten?
Praktische Empfehlungen
Um formale Lähmungen und Verzögerungen zu vermeiden, lohnt es sich, vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen:
1) Prüfung der Geschäftsführung und der formalen Pflichten
Überprüfen Sie:
- wer in der Geschäftsführung eine PESEL-Nummer hat,
- wer Berichte und Erklärungen unterzeichnet,
- welche Pflichten in Ihrer konkreten Konfiguration eine PESEL-Nummer erfordern (KRS, CRBR, e-Doręczenia, Steuern).
2) Planen Sie die Beantragung einer PESEL-Nummer im Voraus
Für Ausländer außerhalb der EU/des EWR/der Schweiz kann die Beantragung einer PESEL-Nummer ein persönliches Erscheinen bei der Behörde erfordern, was mit einer Reise nach Polen und zusätzlichem logistischen Aufwand (Termine, Dokumente, ggf. vereidigter Übersetzer) verbunden ist. In der Praxis bedeutet dies, dass der Prozess rechtzeitig im Voraus geplant werden sollte – am besten noch vor der Übernahme der Funktion im Vorstand oder parallel zur Berufung, um Verzögerungen bei der Erfüllung der Pflichten der Gesellschaft zu vermeiden.
3) Sicherstellung von Alternativen für Unterschriften und Meldungen
Erwägen Sie, einen Teil der Tätigkeiten einem professionellen Bevollmächtigten (Rechtsberater/Anwalt) zu übertragen, wenn dies gerechtfertigt ist. Prüfen Sie die Möglichkeit, Personen mit PESEL-Nummern als Administratoren in den Systemen einzusetzen (sofern zulässig).
4) Vorausplanung der Einreise von Ausländern
Wenn Mitglieder der Geschäftsführung ohnehin nach Polen kommen, z. B. zu Besprechungen, zur Kontrolle des Unternehmens oder zu Hauptversammlungen, lohnt es sich, den Besuch mit dem PESEL-Verfahren zu verbinden.
5) Sprachliche und formale Unterstützung
In vielen Fällen wird die Unterstützung eines vereidigten Übersetzers und die korrekte Vorbereitung der Dokumente erforderlich sein. Formale Fehler können einen erneuten Besuch erforderlich machen.
Rechtsgrundlage:
- Gesetz vom 12. September 2025 zur Änderung bestimmter Gesetze zur Überprüfung des Anspruchs auf Familienleistungen für Ausländer und zu den Bedingungen für die Hilfe für Bürger der Ukraine im Zusammenhang mit dem bewaffneten Konflikt auf dem Gebiet dieses Staates (Gesetzblatt 2025, Pos. 1301)
