Deutsche Unternehmen haben seit Jahren mit einem Arbeitskräftemangel zu kämpfen. In vielen Branchen – von der Industrie und dem Bauwesen bis hin zur Logistik und IT – mangelt es an Arbeitskräften. Polen wird dabei zu einem natürlichen Ziel für die Suche nach neuen Mitarbeitern. Die Einstellung eines Mitarbeiters aus Polen ist für deutsche Unternehmer nicht nur eine Möglichkeit, Personalengpässe zu beheben, sondern auch gut ausgebildete, flexible und loyale Mitarbeiter zu gewinnen.
Warum lohnt es sich, in Polen zu rekrutieren? Welche formalen Anforderungen müssen erfüllt werden? Welche Verwaltungsverfahren gelten für Arbeitnehmer? Und schließlich: Wie lassen sich die häufigsten Fehler vermeiden? Nachfolgend finden Sie eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Warum wenden sich deutsche Unternehmen Polen zu?
- Kompetenzen und Qualifikationen
Polen nimmt seit Jahren einen Spitzenplatz in den Rankings der Sprachkompetenzen ein. Viele Arbeitnehmer sprechen fließend Englisch und zunehmend auch Deutsch. In Branchen wie IT, Ingenieurwesen oder Logistik genießen polnische Fachkräfte europaweit hohes Ansehen.
- Verfügbarkeit von Arbeitskräften
Obwohl der Arbeitsmarkt in Polen immer wettbewerbsintensiver wird, findet man nach wie vor qualifizierte Fachkräfte, die bereit sind, in Deutschland zu arbeiten – sowohl auf Dauer als auch im Rahmen von kurzfristigen Projekten.
- Kostenvorteil
Die Arbeitskosten in Polen sind niedriger als in Deutschland. Für Unternehmer bedeutet dies die Möglichkeit, eine effektivere Beschäftigungsstruktur aufzubauen und gleichzeitig eine hohe Arbeitsqualität zu gewährleisten.
Beschäftigung eines Mitarbeiters aus Polen – zwei Modelle der Zusammenarbeit
1. Arbeitsvertrag in Deutschland
Die einfachste Lösung. Der Mitarbeiter unterzeichnet einen deutschen Arbeitsvertrag und unterliegt vollständig den Bestimmungen des deutschen Arbeitsrechts.
Was bedeutet das für den Arbeitgeber:
- Anmeldung des Arbeitnehmers bei der Sozialversicherung (DEÜV-System),
- Abschluss einer Krankenversicherung bei einer der Krankenkassen,
- Auszahlung des Gehalts gemäß den deutschen Mindestlohnvorschriften und Tarifverträgen,
- Steuerabrechnung in Deutschland – auf der Grundlage der Steuer-ID.
Der Vorteil dieses Modells liegt in seiner Einfachheit und der Vermeidung steuerrechtlicher Unklarheiten. Es ist die ideale Lösung für eine längere, feste Anstellung.
2. Entsendung eines Arbeitnehmers aus Polen durch ein polnisches Unternehmen
Ein zweites häufig anzutreffendes Modell ist die Situation, in der ein polnisches Unternehmen seinen Arbeitnehmer zur Arbeit nach Deutschland entsendet. In der Praxis bedeutet dies, dass ein deutscher Unternehmer mit einem polnischen Unternehmen (z. B. als Subunternehmer) zusammenarbeitet und die Arbeit in Deutschland von in Polen beschäftigten Personen ausgeführt wird.
In diesem Fall:
- muss das polnische Unternehmen für den Arbeitnehmer ein Formular A1 einholen, das bestätigt, dass er im polnischen Sozialversicherungssystem verbleibt,
- meldet das polnische Unternehmen die Entsendungim deutschen System (Meldeportal Mindestlohn) vor Arbeitsbeginn,
- gelten die deutschen Vorschriften über Mindestarbeits- und Lohnbedingungen, die auch für entsandte Arbeitnehmer einzuhalten sind.
Für einen deutschen Arbeitgeber bedeutet dies, dass es sich bei einer Zusammenarbeit mit einem polnischen Unternehmen lohnt zu überprüfen, ob alle diese Anforderungen erfüllt sind. Die Nichtbeachtung der Formalitäten kann nicht nur für den polnischen Arbeitgeber, sondern auch für den Partner in Deutschland zu Problemen führen.
Steuerliche und versicherungstechnische Aspekte
- Steuern: Grundsätzlich gilt, dass das Gehalt in dem Land besteuert wird, in dem die Arbeit tatsächlich verrichtet wird. Das bedeutet, dass wenn ein polnischer Arbeitnehmer in Deutschland arbeitet, die Einkommensteuer auf sein Gehalt in Deutschland abgeführt werden muss. Eine Ausnahme gilt, wenn der Arbeitnehmer sich weniger als 183 Tage im Jahr in Deutschland aufhält und das Gehalt von einem polnischen Unternehmen gezahlt wird – dann kann die Steuer in Polen verbleiben.
- Sozialversicherung:
- Bei einem Arbeitsvertrag in Deutschland unterliegt der Arbeitnehmer dem deutschen System.
- Bei einer Entsendung ist es möglich, im polnischen System zu bleiben, sofern ein A1-Formular vorliegt.
Verwaltungsformalitäten seitens des Arbeitnehmers
Jeder Arbeitnehmer, der nach Deutschland zieht, muss einige Pflichten beachten:
- Anmeldung – innerhalb von 14 Tagen nach dem Einzug muss man sich bei der Gemeinde melden und seine Adresse registrieren lassen.
- Steuer-ID – wird nach der Anmeldung automatisch vergeben und ist für die Lohnabrechnung erforderlich.
- Krankenversicherung – Der Arbeitnehmer muss bei einer Krankenkasse angemeldet werden, was eine Voraussetzung für eine legale Beschäftigung ist.
Was ist zu beachten? Die häufigsten Fallstricke
- Verwechslung von Entsendung und Arbeitnehmerüberlassung – wenn es in der Praxis zu einer Überlassung von Arbeitnehmern zwischen Unternehmen kommt, gelten ganz andere Vorschriften und Strafen für Verstöße.
- Fehlende Meldungen bei Entsendungen – die Nichterfüllung administrativer Pflichten (z. B. Meldung im Meldeportal Mindestlohn) kann zu hohen Geldstrafen führen.
- Grenzüberschreitende Hybridarbeit – dieses immer beliebter werdende Modell (z. B. teilweise in Polen, teilweise in Deutschland) erfordert eine genaue Überwachung und Aufteilung der Arbeitstage für Steuer- und Versicherungszwecke.
Warum lohnt es sich, Personal- und Rechtsberatung in Anspruch zu nehmen?
Die Vorschriften für grenzüberschreitende Beschäftigung sind komplex. Es kann leicht zu Fehlern kommen, die das Unternehmen und den Arbeitnehmer Zeit und Geld kosten. Deshalb lohnt es sich, die Unterstützung von Personal- und Rechtsberatern in Anspruch zu nehmen, die:
- das optimale Beschäftigungsmodell auswählen,
- die erforderlichen Dokumente und Anmeldungen vorbereiten,
- die günstigsten Steuer- und Versicherungslösungen aufzeigen und
- dabei helfen, Fehler zu vermeiden, die zu finanziellen Strafen führen können.
// Die Einstellung oder Entsendung eines Mitarbeiters aus Polen nach Deutschland erfordert die Kenntnis zahlreicher Steuer- und Versicherungsvorschriften. Das Team von getsix® unterstützt Arbeitgeber und Führungskräfte in den Bereichen Personal- und Lohnbuchhaltung, Steuerberatung und Sozialversicherung sowie grenzüberschreitende Abrechnungen. Dank unserer Erfahrung in der Zusammenarbeit mit polnischen und ausländischen Kunden helfen wir Ihnen, Fehler zu vermeiden und die Zusammenarbeit optimal zu organisieren. Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne und wählen die beste Lösung für Ihr Unternehmen aus.
Die Einstellung von Mitarbeitern aus Polen verschafft deutschen Unternehmen Zugang zu qualifizierten Fachkräften, die Kompetenz, Flexibilität und Loyalität mit wettbewerbsfähigen Arbeitskosten verbinden. Dank transparenter Regelungen in der Europäischen Union und praktischer Verwaltungsverfahren kann dieser Prozess effizient und sicher durchgeführt werden. Es lohnt sich jedoch, für eine gute Vorbereitung und professionelle Unterstützung zu sorgen – diese Investition macht sich schnell bezahlt.
