Das öffentliche Beschaffungswesen in Polen als Chance für ausländische Unternehmen

Das öffentliche Beschaffungswesen in Polen gewinnt zunehmend an Bedeutung für Unternehmen, die nach stabilen Einnahmequellen, Zugang zu Großprojekten und einem praktischen Einstieg in den polnischen Markt suchen. Für ausländische Unternehmen können öffentliche Ausschreibungen in Polen mehr als nur ein Vertriebskanal sein. Sie können Unternehmen auch dabei helfen, die Bedürfnisse des polnischen öffentlichen Sektors zu verstehen, Beziehungen zu lokalen Partnern aufzubauen und schrittweise eine operative Präsenz in Polen zu etablieren.

Das Marktvolumen ist beträchtlich. Nach Angaben des Polnischen Wirtschaftsinstituts (PIE) erreichte der Gesamtwert des polnischen Marktes für öffentliche Aufträge im Jahr 2024 587 Milliarden PLN, was 13,9 % des BIP entspricht. Das Segment der nationalen und EU-regulierten Aufträge belief sich auf etwa 330 Milliarden PLN und machte 56 % des Marktes aus. Das PIE prognostiziert zudem, dass der Gesamtmarkt bis 2029 die Marke von 1 Billion PLN überschreiten könnte. 

Für ausländische Unternehmen ergibt sich daraus ein echtes wirtschaftliches Potenzial. Gleichzeitig ist der Markt für das öffentliche Beschaffungswesen in Polen nicht leicht zu erschließen. Er erfordert Vertrautheit mit den Verfahren, eine starke interne Organisation, angemessene finanzielle Kapazitäten und in vielen Fällen lokale Erfahrung oder die Zusammenarbeit mit einem bereits in Polen tätigen Partner.

Dieser Artikel basiert auf dem Bericht des Polnischen Wirtschaftsinstituts (PIE) vom Mai 2026 mit dem Titel „Milliarden auf dem Tisch. Profitieren polnische Unternehmen in vollem Umfang von der öffentlichen Auftragsvergabe?“, in dem die Aktivitäten polnischer und ausländischer Unternehmen auf dem polnischen Markt für öffentliche Aufträge analysiert werden. 

Kann ein ausländisches Unternehmen öffentliche Aufträge in Polen erhalten?

Ein ausländisches Unternehmen kann sich um öffentliche Aufträge in Polen bewerben, sofern es die Teilnahmebedingungen des jeweiligen Verfahrens erfüllt und nicht von der Teilnahme ausgeschlossen ist. Die Zugangsregeln hängen von mehreren Faktoren ab, darunter dem Auftragswert, der Art des Verfahrens, dem Herkunftsland des Auftragnehmers sowie etwaigen internationalen Abkommen, die den Zugang zum öffentlichen Beschaffungsmarkt regeln.

Der polnische Rahmen für das öffentliche Auftragswesen stützt sich in erster Linie auf das Gesetz über das öffentliche Auftragswesen vom 11. September 2019, das am 1. Januar 2021 in Kraft getreten ist. Das Amt für das öffentliche Auftragswesen (PPO; polnische Abkürzung: UZP) veröffentlicht zudem Informationen zum rechtlichen Rahmen und zu den geltenden Durchführungsvorschriften, einschließlich der EU-Schwellenwertregelungen für den Zeitraum 2026–2027. 

In der Praxis können ausländische Auftragnehmer auf zwei Hauptwegen in den polnischen öffentlichen Beschaffungsmarkt eintreten.

Das erste Modell ist die direkte Teilnahme. Ein im Ausland registriertes Unternehmen reicht ein Angebot in einem polnischen Ausschreibungsverfahren ein und führt den Auftrag aus, ohne eine lokale Niederlassung zu gründen. Dieses Modell ist rechtlich möglich, in der Praxis jedoch relativ selten, insbesondere bei nationalen Verfahren.

Das zweite Modell ist die indirekte Beteiligung. Ein ausländischer Investor ist über eine polnische Tochtergesellschaft, eine Niederlassung, eine lokale Tochtergesellschaft oder ein anderes Unternehmen tätig, das zu einer internationalen Kapitalgruppe gehört. Dieses Modell ist weitaus verbreiteter. Daten des PIE zeigen, dass unter Berücksichtigung der Eigentümerstruktur die Präsenz ausländischer Auftragnehmer bei öffentlichen Ausschreibungen in Polen deutlich höher ist, als die Registrierungsdaten allein vermuten lassen. 

Für ein ausländisches Unternehmen bedeutet dies, dass der formale Marktzugang oft nur der Ausgangspunkt ist. In vielen Fällen können eine lokale Präsenz, Kenntnisse der polnischen Verwaltungspraxis und die Fähigkeit, Unterlagen effizient auf Polnisch zu erstellen, einen praktischen Vorteil darstellen.

Auftragnehmer aus bestimmten Drittländern sollten zudem die aktuellen Zugangsregeln genau beachten. Seit September 2025 wirken sich Änderungen des Gesetzes über das öffentliche Auftragswesen auf die Teilnahme von Auftragnehmern aus Drittländern aus, die nicht unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA) der Welthandelsorganisation oder andere EU-Marktzugangsabkommen fallen. In solchen Fällen kann der öffentliche Auftraggeber entscheiden, ob und unter welchen Bedingungen er sie zum Verfahren zulässt. 

Warum ist der polnische Markt für das öffentliche Beschaffungswesen attraktiv?

Der polnische Markt für das öffentliche Beschaffungswesen ist vor allem aufgrund seines Umfangs, der Stabilität der Nachfrage im öffentlichen Sektor und der breiten Palette an Branchen, die von öffentlichen Beschaffungen abgedeckt werden, attraktiv. Zu den öffentlichen Auftraggebern in Polen zählen nicht nur Ministerien und zentrale Regierungsbehörden, sondern auch Kommunalverwaltungen, Krankenhäuser, Universitäten, kulturelle Einrichtungen, Schulen, Einrichtungen des öffentlichen Sektors und einige kommunale Unternehmen.

Aus Sicht eines ausländischen Unternehmens kann das öffentliche Beschaffungswesen in Polen mehreren strategischen Zwecken dienen. Es kann den Zugang zu großen, öffentlich finanzierten Aufträgen ermöglichen, den Markteintritt erleichtern, ohne dass sofort ein großes Vertriebsnetz im privaten Sektor aufgebaut werden muss, die Glaubwürdigkeit des Unternehmens durch Referenzen aus dem öffentlichen Sektor stärken und einem Unternehmen helfen, die Bedürfnisse der polnischen Verwaltung, des Gesundheitswesens, der Infrastruktur, der Energiebranche oder des Bildungswesens zu verstehen.

Dieser Markt kann für Unternehmen, die spezialisierte Produkte oder Dienstleistungen anbieten, besonders attraktiv sein. Polnische öffentliche Auftraggeber suchen häufig nach fortschrittlichen technologischen Lösungen, Spezialausrüstung, Beratungsdienstleistungen, IT-Dienstleistungen, Laborlösungen oder Medizintechnik. In diesen Bereichen liegt die Beteiligung ausländischer Auftragnehmer über dem Durchschnitt des Gesamtmarktes.

Welche Branchen bieten die besten Chancen für ausländische Auftragnehmer?

Das größte Potenzial für ausländische Unternehmen bietet sich in Branchen, in denen Technologie, Fachwissen, Zertifizierungen, Produktqualität und Erfahrung mit komplexen Projekten eine wichtige Rolle spielen. Nach Schätzungen von PIE erhielten ausländische Auftragnehmer zwischen 2021 und 2025 19 % der nationalen Aufträge für Technologie- und Fachdienstleistungen, während ihr Anteil an den insgesamt auf dem nationalen Markt unterzeichneten Verträgen bei 7,7 % lag. 

Technologie- und IT-Dienstleistungen

Der polnische öffentliche Sektor investiert weiterhin in Digitalisierung, IT-Systeme, Cybersicherheit, IT-Supportdienstleistungen und digitale Lösungen für die öffentliche Verwaltung. Ausländische Unternehmen mit Erfahrung bei Projekten im öffentlichen Sektor anderer Länder können diese Erfolgsbilanz als Qualitätsargument nutzen, insbesondere bei größeren oder komplexeren polnischen Ausschreibungsverfahren.

Medizinische Geräte, Arzneimittel und Lösungen für das Gesundheitswesen

Öffentliche Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen sind wichtige öffentliche Auftraggeber in Polen. Ausländische Auftragnehmer haben in dieser Kategorie eine relativ starke Position, was zum Teil darauf zurückzuführen ist, dass der Markt hochspezialisiert ist und Zertifizierung, Compliance sowie internationale Lieferketten eine wichtige Rolle spielen. Daten des PIE zeigen, dass ausländische Auftragnehmer in Spezialkategorien wie chemischen Produkten, Medizinprodukten, Arzneimitteln und Laborgeräten besonders präsent waren, obwohl ihr Gesamtanteil an der nationalen öffentlichen Auftragsvergabe begrenzt blieb.

Labor-, Optik- und Präzisionsgeräte

Verträge über Labor-, Optik- und Präzisionsgeräte beinhalten häufig detaillierte technische Parameter, Wartungsverpflichtungen, fachliche Erfahrung und die Einhaltung spezifischer Normen. Dies ist ein Bereich, in dem ausländische Unternehmen nicht nur preislich, sondern auch in Bezug auf Technologie, Qualität und Kundendienst konkurrieren können.

Chemikalien und Industriemaschinen

Verträge über Chemikalien, Maschinen und Industrieausrüstung sind für viele polnische öffentliche Einrichtungen, Universitäten, Labore, kommunale Einrichtungen und Forschungszentren von Bedeutung. Ausländische Anbieter können einen Vorteil haben, wenn sie spezialisierte Lösungen anbieten, die auf dem heimischen Markt nicht in großem Umfang verfügbar sind.

Finanz-, Versicherungs-, Beratungs- und Unternehmensdienstleistungen

In ausgewählten Segmenten der professionellen Dienstleistungen können internationale Unternehmen von Projekterfahrung, strukturierten Methoden, ihrer operativen Größe und der Vertrautheit mit den in anderen EU-Ländern geltenden Standards profitieren. Dies gilt insbesondere für Projekte, die Fachkompetenz oder das Management mehrstufiger Prozesse erfordern.

Bauwesen, Infrastruktur und Energie

Polen ist nach wie vor ein großer Markt für Infrastrukturinvestitionen. Die Markteintrittsbarrieren im Bauwesen sind jedoch oft höher als bei Standardlieferverträgen. Lokale Vorschriften, Erfahrung bei der Durchführung von Projekten in Polen, operative Ressourcen, Personalausstattung, die Verwaltung von Subunternehmern, vertragliche Haftung und die Fähigkeit, Kostenrisiken zu steuern, spielen dabei eine wichtige Rolle.

Ein attraktiver Markt, aber ein formelles Verfahren

Das öffentliche Beschaffungswesen in Polen ist attraktiv, aber auch stark formalisiert. Ausschreibungsverfahren basieren auf Grundsätzen wie Transparenz, Gleichbehandlung der Auftragnehmer und fairem Wettbewerb. Für Unternehmen bedeutet dies, dass jede Anforderung in den Ausschreibungsunterlagen sorgfältig analysiert und genau befolgt werden muss.

Zu den typischen Herausforderungen gehören die Erstellung eines Angebots, das die Vertragsbedingungen vollständig erfüllt, der Nachweis einschlägiger Erfahrung sowie technischer und personeller Kapazitäten, die Einreichung von Registrierungs-, Steuer- und Finanzunterlagen, die Hinterlegung einer Bietungskaution oder einer Angebotsgarantie, sofern erforderlich, die Vermeidung formaler Fehler, die zur Ablehnung führen können, die Akzeptanz eines begrenzten Verhandlungsspielraums bei Vertragsverhandlungen sowie die Gewährleistung einer fristgerechten Vertragserfüllung.

Für ausländische Unternehmen können die polnische Sprache, die Praxis der lokalen Vergabebehörden und die Notwendigkeit, die polnischen Ausschreibungsunterlagen korrekt zu interpretieren, zusätzliche Hürden darstellen. Selbst wenn ein Unternehmen über Erfahrung mit öffentlichen Ausschreibungen in einem anderen EU-Land verfügt, kann der polnische Markt Anpassungen bei Arbeitsabläufen, Dokumentation und Bietstrategie erfordern.

Geringer Wettbewerb kann Chancen für neue Bieter schaffen

Ein wichtiges Merkmal des öffentlichen Beschaffungswesens in Polen ist der relativ hohe Anteil an Verfahren, bei denen nur ein Angebot eingereicht wird. Im Jahr 2024 verzeichnete Polen im Segment der Ausschreibungen oberhalb der EU-Schwellenwerte einen Anteil von 56 % an Verfahren mit nur einem Angebot – einer der höchsten Werte in der EU. 

Für den öffentlichen Sektor stellt ein geringer Wettbewerb ein Problem dar, da er die Möglichkeiten einschränkt, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. Für ausländische Unternehmen kann dies jedoch auch ein Hinweis darauf sein, dass in einigen Segmenten noch Spielraum für neue Auftragnehmer besteht, insbesondere dort, wo lokale Unternehmen aufgrund formaler Hindernissen, fehlender Ressourcen oder einer Ausrichtung auf den privaten Markt keine Angebote einreichen.

Das bedeutet nicht, dass der Markteintritt einfach ist. Es bedeutet jedoch, dass ein gut vorbereitetes Unternehmen, das in der Lage ist, formale Anforderungen zu erfüllen und wettbewerbsfähige Dienstleistungen anzubieten, Bereiche mit echtem Geschäftspotenzial identifizieren kann.

Sollte ein ausländisches Unternehmen eine Niederlassung in Polen gründen, um seine Chancen zu verbessern?

Die Gründung einer Niederlassung in Polen ist für die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen nicht zwingend erforderlich. In vielen Fällen kann ein ausländisches Unternehmen direkt ein Angebot einreichen. In der Praxis kann eine lokale Präsenz jedoch die Glaubwürdigkeit des Unternehmens stärken und die Auftragsabwicklung erleichtern.

Eine polnische Niederlassung kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn ein Unternehmen eine langfristige Marktpräsenz, die regelmäßige Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen, die Beschäftigung lokaler Mitarbeiter, Dienstleistungsaktivitäten, Lagerhaltung, die Zusammenarbeit mit polnischen Subunternehmern oder Projekte plant, die einen laufenden Kontakt mit dem öffentlichen Auftraggeber erfordern.

Eine lokale Struktur kann in mehreren Bereichen hilfreich sein. Sie kann die Kommunikation mit den polnischen Behörden und Vergabestellen verbessern, Steuer- und Buchhaltungsangelegenheiten regeln, zum Aufbau einer Geschäftsbilanz in Polen beitragen, die Fähigkeit zur Erfüllung von Verträgen stärken, die lokale Ressourcen erfordern, die Personalbeschaffung und die Verwaltung von Subunternehmern unterstützen sowie das Vertrauen in Projekte stärken, die eine kontinuierliche Dienstleistungserbringung erfordern.

Dies ist nicht immer notwendig. Wenn ein ausländisches Unternehmen beabsichtigt, ein einmaliges Produkt zu liefern, das keine umfangreiche lokale Unterstützung erfordert, kann eine direkte Beteiligung ausreichend sein. Die Entscheidung, ein Unternehmen in Polen zu gründen, sollte von der übergeordneten Markteintrittsstrategie, der Art der angestrebten Aufträge, dem geplanten Umfang der Geschäftstätigkeit sowie den steuerlichen und betrieblichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Auftragsabwicklung abhängen.

Formale, steuerliche und organisatorische Hindernisse

Vor dem Eintritt in den öffentlichen Beschaffungsmarkt in Polen sollte ein ausländisches Unternehmen nicht nur die Anforderungen des Ausschreibungsverfahrens analysieren, sondern auch die weiterreichenden Auswirkungen einer Geschäftstätigkeit in Polen berücksichtigen. Der Zuschlag für einen öffentlichen Auftrag ist nur der erste Schritt. Die ordnungsgemäße Vertragserfüllung, die Steuerabrechnung, die vertragliche Haftung und die betriebliche Organisation sind ebenso wichtig.

Formale Hindernisse

Die wichtigsten formalen Hindernisse betreffen die Ausschreibungsunterlagen, die Qualifikation der Auftragnehmer sowie die Nachweispflichten. Ein öffentlicher Auftraggeber kann den Nachweis von Erfahrung mit ähnlichen Projekten, einer bestimmten personellen Kapazität, der finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen Eignung verlangen. Der Auftragnehmer muss zudem Unterlagen vorlegen, aus denen hervorgeht, dass keine Ausschlussgründe vorliegen.

Für ausländische Unternehmen besteht eine praktische Herausforderung darin, festzustellen, welche Dokumente aus dem Land der Registrierung den polnischen Anforderungen entsprechen. Fehler in dieser Phase können zu Nachfragen, Verzögerungen oder zur Ablehnung des Angebots führen.

Steuerliche Hindernisse

Die Erfüllung eines Auftrags in Polen kann Verpflichtungen in Bezug auf die Umsatzsteuer (VAT), die Körperschaftsteuer (CIT), eine mögliche Betriebsstätte, grenzüberschreitende Abrechnungen und die Transaktionsdokumentation nach sich ziehen. Bei längerfristigen Projekten ist es besonders wichtig zu prüfen, ob Umfang und Art der Tätigkeit in Polen zusätzliche steuerliche Verpflichtungen begründen können.

Das Rechnungsstellungsmodell, Zahlungsfristen, die Abrechnungswährung, der Ort der Leistungserbringung und mögliche Pflichten zur Umsatzsteuerregistrierung spielen ebenfalls eine Rolle. Eine falsche Einschätzung dieser Aspekte kann die Rentabilität des Auftrags mindern oder das Risiko des Auftragnehmers erhöhen.

Rechtliche Hindernisse

Öffentliche Aufträge in Polen sind in der Regel weniger flexibel als Verträge im privaten Sektor. Der öffentliche Auftraggeber legt die wesetnlichen Vertragsbedingungen häufig bereits in der Ausschreibungsphase fest. Der Auftragnehmer sollte Vertragsstrafen, die Haftung für Verzögerungen, Abnahmeverfahren, die Möglichkeit einer Änderung der Vergütung, Kündigungsregeln sowie Beschwerde- oder Serviceverfahren sorgfältig prüfen.

Besondere Aufmerksamkeit erfordern langfristige Verträge, Infrastrukturprojekte sowie Lieferungen von Spezialausrüstung und Dienstleistungen, bei denen sich die Leistungskosten im Laufe der Zeit ändern können.

Organisatorische Hindernisse

Das öffentliche Beschaffungswesen erfordert eine effiziente interne Organisation. Ein Unternehmen muss Ausschreibungen verfolgen, Leistungsbeschreibungen analysieren, Angebote erstellen, Fristen einhalten, Unterlagen zusammenstellen und die rechtlichen, technischen und finanziellen Teams koordinieren.

Für einen ausländischen Auftragnehmer gehören zu den zusätzlichen Herausforderungen die Unterstützung in der Landessprache, das Verständnis der Praxis polnischer öffentlicher Auftraggeber sowie die schnelle Reaktion auf Anfragen während des Verfahrens. In vielen Fällen ist es effektiver, einen kontinuierlichen Prozess zur Auswertung von Ausschreibungen aufzubauen, anstatt nur auf einzelne Ausschreibungen zu reagieren.

Markteintrittsstrategie für das öffentliche Beschaffungswesen in Polen

Für ein ausländisches Unternehmen ist ein schrittweiser Ansatz in der Regel der sicherste Weg, um in den polnischen Markt für das öffentliche Beschaffungswesen einzusteigen. Der erste Schritt sollte eine Analyse der Branchen und Auftragskategorien sein, in denen das Unternehmen einen echten Wettbewerbsvorteil hat. Nicht jede Ausschreibung ist es wert, verfolgt zu werden. Auftragswert, formale Anforderungen, Lieferrisiko, Fristen, Wettbewerb und potenzielle Rentabilität sollten alle bewertet werden.

Der zweite Schritt ist die Wahl des Geschäftsmodells. Ein Unternehmen kann eigenständig Angebote abgeben, über eine polnische Gesellschaft agieren, ein Konsortium bilden, mit einem lokalen Partner zusammenarbeiten oder zunächst als Subunternehmer tätig werden. Jedes Modell hat unterschiedliche rechtliche, steuerliche und geschäftliche Konsequenzen.

Der dritte Schritt ist die Vorbereitung der operativen Basis. Dazu gehören die Ausschreibungsbeobachtung, Dokumentvorlagen, die für die Angebotsabgabe zuständigen Mitarbeiter, rechtliche Unterstützung, Steueranalysen sowie Verfahren zur Steuerung von Vertragsrisiken.

Der vierte Schritt ist der Aufbau von Erfahrung. Im öffentlichen Beschaffungswesen sind Referenzen, die bisherige Lieferbilanz und die Vertrautheit mit den Verfahren von großem Wert. Aus diesem Grund können die ersten Aufträge, selbst kleinere, für die weitere Entwicklung in Polen von strategischer Bedeutung sein.

Das öffentliche Beschaffungswesen als Kanal für den Eintritt in den polnischen Markt

Das öffentliche Beschaffungswesen in Polen kann für ausländische Unternehmen ein effektiver Kanal für den Markteintritt sein, erfordert jedoch Vorbereitung und eine realistische Risikoeinschätzung.

Die größten Chancen bieten sich Unternehmen, die Spezialprodukte, Technologien sowie Lösungen in den Bereichen Medizin, IT, Labor, Finanzen, Beratung oder Infrastruktur anbieten. In diesen Segmenten sind Kompetenz, Qualität und Erfahrung oft wichtiger als die bloße lokale Präsenz.

Gleichzeitig sollten ausländische Auftragnehmer bedenken, dass der polnische Markt für das öffentliche Beschaffungswesen stark formalisiert ist. Der Erfolg hängt nicht nur von einem wettbewerbsfähigen Angebot ab, sondern auch von der Fähigkeit, verfahrensrechtliche Anforderungen zu erfüllen, die steuerlichen Auswirkungen in Polen zu bewältigen, Vertragsrisiken zu kontrollieren und den Auftrag effizient auszuführen.

Für Unternehmen, die eine langfristige Expansion in Polen planen, kann das öffentliche Beschaffungswesen zu einem wichtigen Bestandteil einer umfassenderen Markteintrittsstrategie werden. Dies erfordert einen strategischen Ansatz: die Auswahl der richtigen Branchen, die Bewertung des besten Modells für eine Präsenz in Polen, die ordnungsgemäße Vorbereitung der Unterlagen und die kontinuierliche Beobachtung von Ausschreibungsmöglichkeiten.