Das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen im Vergleich zur E-Rechnungsstellung in Deutschland: Wesentliche Unterschiede und Herausforderungen für Unternehmen

Der Vergleich zwischen dem KSeF und der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland ist ein wichtiges Thema für grenzüberschreitend tätige Unternehmen, Konzerne, Tochtergesellschaften und Firmen, die sowohl in Polen als auch in Deutschland mit Auftragnehmern zusammenarbeiten. Beide Länder führen die obligatorische E-Rechnungsstellung ein, gehen dabei jedoch unterschiedliche Wege. Polen nutzt eine zentrale Plattform der Steuerverwaltung, das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen, während Deutschland ein Modell entwickelt, das auf strukturierten Rechnungsformaten und dem Dokumentenaustausch zwischen den Transaktionsparteien basiert.

Dieser Unterschied ist nicht nur technischer Natur. In der Praxis wirkt er sich auf die Rechnungsstellung, den Eingang von Eingangsrechnungen, die Archivierung, Genehmigungsworkflows, die ERP-Integration und die steuerliche Verantwortung aus. Unternehmen, die in beiden Ländern tätig sind, sollten daher das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in Polen und das deutsche E-Rechnungsmodell als zwei separate operative und steuerliche Projekte betrachten und nicht als einen einheitlichen europäischen Standard.

E-Invoicing in Polen und Deutschland: gleiche Richtung, unterschiedliche Modelle

Sowohl Polen als auch Deutschland bewegen sich in Richtung einer Digitalisierung der Umsatzsteuerabrechnung (VAT). Das Ziel ist ähnlich: manuelle Dokumentenverarbeitung zu reduzieren, die Datenqualität zu verbessern, die Buchhaltung zu automatisieren und die Steuerkontrolle zu stärken. Die Unterschiede ergeben sich in der Organisation der Systeme.

In Polen wird die obligatorische E-Rechnungsstellung über das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) abgewickelt. Seit dem 1. Februar 2026 gilt diese Verpflichtung für die größten Steuerzahler, deren Bruttoumsatz im Jahr 2024 200 Millionen PLN überstieg. Ab dem 1. April 2026 schloss sich die zweite Gruppe von Unternehmen dem System an, wodurch grundsätzlich alle verbleibenden Steuerzahler erfasst wurden, die Rechnungen über KSeF ausstellen müssen. Das bedeutet, dass KSeF nicht mehr nur ein zukünftiges Implementierungsprojekt ist, sondern bereits ein fester Bestandteil der täglichen Rechnungsstellung und Mehrwertsteuerabrechnung in Polen. Das Finanzministerium hat zudem angekündigt, dass im Jahr 2026 keine Strafen für Fehler bei der Nutzung von KSeF verhängt werden. 

In Deutschland hat sich die Definition einer elektronischen Rechnung im B2B-Geschäft ab dem 1. Januar 2025 geändert. Eine einfache PDF-Rechnung, die per E-Mail versendet wird, gilt nach den neuen Vorschriften nicht mehr als E-Rechnung, da sie kein strukturiertes Format enthält, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Die deutschen Vorschriften sehen jedoch Übergangsfristen für Rechnungssteller vor, und das derzeitige Modell verlangt nicht, dass jede Rechnung über eine zentrale staatliche Plattform versendet wird.

Der wesentliche Unterschied: das zentrale KSeF in Polen im Vergleich zum deutschen E-Rechnungs-Austauschmodell

Der praktischste Unterschied besteht darin, dass das polnische nationale E-Rechnungs-System eine staatliche Plattform ist, über die die Rechnung läuft, während sich die deutsche B2B-E-Rechnung darauf konzentriert, sicherzustellen, dass die Rechnung im korrekten strukturierten Format ausgestellt, versendet und empfangen wird.

In Polen muss ein Unternehmen über einen Prozess für die Bearbeitung von Rechnungen im Rahmen von KSeF verfügen. Dies bedeutet unter anderem, Folgendes festzulegen:

• wer im Unternehmen zur Ausstellung und zum Empfang von Rechnungen befugt ist; 
• wie das Finanz- und Buchhaltungssystem mit KSeF kommuniziert; 
• wie mit Validierungsfehlern umgegangen wird; 
• wie der Zeitpunkt der Rechnungsausstellung ermittelt wird; 
• wie der Workflow für Eingangsrechnungen nach dem Herunterladen einer Rechnung aus KSeF abläuft; 
• wie die Geschäftskontinuität im Notfall- und Übergangsmodus gewährleistet wird. 

In Deutschland ist die zentrale Anforderung die Fähigkeit, Rechnungen gemäß der Norm EN 16931 zu empfangen und zu verarbeiten. Zu den zulässigen Formaten gehören Rechnung und ZUGFeRD, wobei die deutschen Vorschriften derzeit keinen verbindlichen Übertragungskanal für B2B-E-Rechnungen vorschreiben. Eine Rechnung kann beispielsweise per E-Mail, über eine Schnittstelle, über ein Portal oder auf einem anderen vereinbarten Weg des Datenaustauschs übermittelt werden. 

Unternehmen, die in Polen und Deutschland tätig sind, sollten die elektronische Rechnungsstellung nicht nur aus technischer, sondern auch aus buchhalterischer und steuerlicher Sicht analysieren. getsix® unterstützt Unternehmen in diesem Bereich durch Buchhaltung in Polen und Steuerberatung in Polen und hilft ihnen dabei, ihre Finanzprozesse gemäß den lokalen Anforderungen zu organisieren.

KSeF und die E-Rechnungsstellung in Deutschland: ein praktischer Vergleich

Bereich	Polen: nationales E-Rechnungssystem (KSeF)	Deutschland: B2B-E-Rechnungsstellung
Systemmodell	Zentrales System der Steuerverwaltung	Modell auf Basis strukturierter Formate und des Austauschs zwischen den Transaktionsparteien
Kernelement	Ausstellung der Rechnung in KSeF und Vergabe einer KSeF-Nummer	Rechnungskonformität mit einem Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht
Stand der Verpflichtung	Verpflichtung wird ab dem 1. Februar 2026 schrittweise eingeführt; ab dem 1. April 2026 gilt sie grundsätzlich für die zweite Gruppe von Unternehmen	Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich auf den Empfang strukturierter E-Rechnungen vorbereitet sein, wobei für die Ausstellung Übergangsfristen gelten
Format	Polnisches Schema für strukturierte Rechnungen	EN 16931, einschließlich XRechnung und ZUGFeRD
PDF als Rechnung	Ersetzt in der Regel keine strukturierte Rechnung im KSeF, wo die Verpflichtung gilt	Ein Standard-PDF ist nach den neuen Regeln keine E-Rechnung
Austauschkanal	KSeF als zentraler Kanal für Rechnungen, die unter die Verpflichtung fallen	Kein einziger vorgeschriebener Kanal für B2B; verschiedene Übermittlungsmethoden sind möglich
Auswirkungen auf die Buchhaltung	Notwendigkeit der Anbindung an KSeF und der Neugestaltung von Dokumentenworkflows	Notwendigkeit der Handhabung strukturierter Formate und der Archivierung gemäß den deutschen Anforderungen
Implementierungsrisiken	Validierungsfehler, Berechtigungen, ERP-Integration, Empfang von Eingangsrechnungen	Format, Kommunikationskanal, Empfängerbereitschaft, Einhaltung von Übergangsfristen

Das verpflichtende nationale E-Rechnungssystem (KSeF) in der Praxis: Was Unternehmen in Polen beachten müssen

Aus unternehmerischer Sicht ist das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) nun eine operative Verpflichtung und nicht mehr nur eine geplante Gesetzesänderung. Die Verpflichtung galt ab dem 1. Februar 2026 für die größten Steuerzahler, während die zweite Gruppe von Unternehmen ab dem 1. April 2026 dem System beitrat. 

Im Jahr 2026 sind auch Übergangsregelungen von Bedeutung. Nach Angaben des Finanzministeriums werden im Jahr 2026 keine Strafen für Fehler bei der Nutzung des KSeF verhängt. Darüber hinaus gelten bis Ende 2026 Sonderregelungen für Steuerzahler, deren monatlicher, durch Rechnungen belegter Umsatz 10.000 PLN brutto nicht übersteigt. 

Für Unternehmen ist es zudem wichtig, dass KSeF nicht nur die Buchhaltung betrifft. Das System hat Auswirkungen auf Vertrieb, Einkauf, Zahlungsverkehr, Inkasso, Kundenservice, die Verwaltung von Lieferantenstammdaten und Dokumentenfreigabeprozesse. In vielen Organisationen mussten interne Abläufe und Mitarbeiterberechtigungen angepasst werden, und die oberste Priorität liegt nun darin, die korrekte tägliche Nutzung des Systems zu überwachen.

Zeitplan für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland

Die deutschen Vorschriften führen die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich schrittweise ein. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich darauf vorbereitet sein, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format zu empfangen. Gleichzeitig gelten für Rechnungssteller Übergangsfristen, sodass in den Jahren 2025 und 2026 unter den in den Vorschriften festgelegten Bedingungen weiterhin andere Rechnungsarten, darunter Papierrechnungen und bestimmte elektronische Formate, verwendet werden dürfen. 

Für Rechnungssteller, deren Umsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überschritten hat, kann die Übergangsfrist bis Ende 2027 andauern. Bestimmte EDI-Verfahren dürfen ebenfalls bis Ende 2027 weiter genutzt werden, sofern die Übergangsanforderungen erfüllt sind. Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen wird die Verwendung von E-Rechnungen für Transaktionen zwischen deutschen Unternehmen, die unter die Vorschriften fallen, vollständig verpflichtend. 

Wichtig ist auch, den Anwendungsbereich der deutschen Vorschriften zu unterscheiden. Sie gelten in erster Linie für Transaktionen zwischen inländischen Unternehmen. Ein inländisches Unternehmen ist unter anderem ein Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer beteiligten Betriebsstätte in Deutschland. Eine Umsatzsteuerregistrierung (VAT) in Deutschland allein, ohne eine solche lokale Präsenz, bedeutet nicht zwangsläufig, dass das Unternehmen elektronische Rechnungen nach dem inländischen B2B-Modell ausstellen muss.

Ein PDF reicht nicht aus – doch die Konsequenzen unterscheiden sich

In beiden Ländern müssen Unternehmen von der Annahme abkommen, dass eine elektronische Rechnung lediglich eine per E-Mail versendete PDF-Datei ist. Die praktischen Konsequenzen sind jedoch unterschiedlich.

In Polen muss eine Rechnung, die unter die Verpflichtung des nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) fällt, korrekt im System ausgestellt werden. Für Unternehmen bedeutet dies, dass die Rechnungsdaten vor der Übermittlung des Dokuments überprüft werden müssen. Ein Fehler in der Struktur, bei den Käuferdaten, den Mehrwertsteuersätzen oder anderen Feldern kann dazu führen, dass das Dokument vom System abgelehnt wird oder der Vorgang korrigiert werden muss.

In Deutschland entspricht ein Standard-PDF ab 2025 ebenfalls nicht mehr der Definition einer E-Rechnung. Es kann jedoch während Übergangsfristen weiterhin als eine andere Rechnungsart verwendet werden, sofern die Vorschriften dies zulassen und die entsprechenden Bedingungen erfüllt sind. Im Zielmodell müssen Unternehmen in der Lage sein, strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD zu verarbeiten. 

Warum Unternehmen, die in Polen und Deutschland tätig sind, keine zu stark vereinfachte Lösung implementieren sollten

Für internationale Konzerne ist es naheliegend, nach einer einzigen E-Rechnungslösung für mehrere Länder zu suchen. Dies mag aus IT-Sicht gerechtfertigt sein, sollte jedoch nicht zu einer zu starken Vereinfachung der rechtlichen und steuerlichen Anforderungen führen.

Ein in Polen und Deutschland tätiges Unternehmen muss mehrere separate Fragen beantworten:

• ob die polnische Gesellschaft der Verpflichtung zum Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) unterliegt; 
• ob das deutsche Unternehmen oder die Betriebsstätte an Transaktionen beteiligt ist, die unter die deutsche E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich fallen; 
• ob das ERP-System sowohl die polnische KSeF-Struktur als auch die Formate gemäß EN 16931 unterstützt; 
• ob Steuerdaten für beide Rechtsräume korrekt abgebildet werden können; 
• ob die Archivierung den lokalen Anforderungen entspricht; 
• ob der Genehmigungsprozess für Eingangsrechnungen die Kostenbuchung oder den Vorsteuerabzug nicht verzögert; 
• ob die Vertriebsabteilung weiß, wann eine Rechnung außerhalb des Standardprozesses ausgestellt werden darf und wann dies nicht zulässig ist. 

In der Praxis kombinieren die besten Implementierungslösungen eine zentrale IT-Architektur mit lokaler Steuerkontrolle. Das bedeutet, dass ein Konzern zwar ein einziges ERP-System oder eine einzige Dokumenten-Workflow-Plattform nutzen kann, die Prozesskonfiguration jedoch die lokalen Anforderungen in Polen und Deutschland widerspiegeln sollte.

Die größten Herausforderungen für Unternehmen

1. Integration von ERP- und Finanzbuchhaltungssystemen

Das nationale E-Rechnungssystem (KSeF) erfordert technische Bereitschaft seitens der Vertriebs- und Buchhaltungssysteme. Rechnungsdaten müssen korrekt auf die erforderliche Struktur abgebildet werden, und das System sollte KSeF-Antworten, die Rechnungsidentifikationsnummer und Fehlerszenarien verarbeiten können.

In Deutschland liegt der Schwerpunkt auf strukturierten Formaten und der Fähigkeit, diese zu verarbeiten. Der Empfänger sollte in der Lage sein, Rechnungsdaten so zu lesen, zu speichern und zu übertragen, dass sie in der Buchhaltung verwendet werden können.

2. Berechtigungen und Zuständigkeiten innerhalb der Organisation

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung erfordert eine klare Aufteilung der Zuständigkeiten. Dies ist besonders wichtig in Unternehmen, in denen Rechnungen von mehreren Abteilungen oder Standorten ausgestellt werden. Unternehmen müssen festlegen, wer Rechnungen ausstellen darf, wer Korrekturen genehmigt, wer Fehler überwacht und wer für den Empfang von Eingangsrechnungen verantwortlich ist.

Bei KSeF ist das Berechtigungsmanagement eines der zentralen Elemente eines reibungslos funktionierenden Prozesses. In Deutschland ist es zudem wichtig, die Kanäle für den Rechnungseingang sowie die Regeln für die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern zu definieren.

3. Geschäftspartnerdaten und Stammdatenqualität

Die elektronische Rechnungsstellung verringert die Fehlertoleranz bei Daten. Eine veraltete Identifikationsnummer, ein falscher Geschäftspartnername, eine falsche Adresse oder eine fehlerhafte Transaktionsklassifizierung können zu Problemen bei der Ausstellung, Verbuchung oder automatischen Verarbeitung einer Rechnung führen.

Unternehmen sollten die Stammdaten ihrer Geschäftspartner überprüfen, insbesondere in Unternehmensgruppen, Shared Service Centern und Unternehmen, die in mehrere Länder verkaufen.

4. Workflow für Eingangsrechnungen

In vielen Unternehmen beginnt das E-Invoicing-Projekt auf der Vertriebsseite, doch die größten Schwierigkeiten treten auf der Einkaufsseite auf. Rechnungen müssen empfangen, der richtigen Bestellung zugeordnet, genehmigt, verbucht und in die Zahlungsprozesse eingebunden werden.

In Polen werden Eingangsrechnungen aus dem nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) heruntergeladen, wobei dieser Vorgang in die Buchhaltung und Kostenkontrolle integriert sein sollte. In Deutschland kommt es vor allem darauf an, die Rechnung über den vereinbarten Kanal zu erhalten und die strukturierten Daten korrekt zu verarbeiten.

5. Mitarbeiterschulung und Kommunikation mit Vertragspartnern

Die Änderung beschränkt sich nicht auf die Steuerabteilung. Mitarbeiter in Vertrieb, Einkauf, Kundenservice und Verwaltung sollten verstehen, wie sich die Regeln für die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen geändert haben. Auch die Kommunikation mit Vertragspartnern ist notwendig, insbesondere hinsichtlich der Kanäle für den Rechnungsaustausch, der Formate und der auf Rechnungen erforderlichen Daten.

KSeF und die deutsche E-Rechnung: Relevanz für ausländische Unternehmen

Für ausländische Unternehmen, die in Polen oder Deutschland tätig sind, ist es besonders wichtig zu klären, ob ihre Verpflichtungen sich aus einer lokalen Präsenz, einer Steuerregistrierung, einer festen Niederlassung, dem Status als Käufer oder der Art der Transaktion ergeben.

In Polen kann das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) für ausländische Unternehmen mit einer festen Niederlassung oder solche, die Transaktionen durchführen, die den polnischen Rechnungsstellungsvorschriften unterliegen, von Bedeutung sein. In Deutschland bedeutet die Umsatzsteuerregistrierung allein, ohne Sitz, Geschäftsleitung oder eine beteiligte Betriebsstätte, nicht zwangsläufig, dass das Unternehmen verpflichtet ist, elektronische Rechnungen nach dem inländischen B2B-Modell auszustellen, sondern jeder Fall sollte individuell geprüft werden.

Aus diesem Grund sollten internationale Unternehmen die technische Analyse mit einer steuerlichen Analyse kombinieren. Die Einführung eines IT-Tools allein garantiert keine Compliance, wenn nicht zuvor der Umfang der Verpflichtungen in den einzelnen Rechtsordnungen ordnungsgemäß ermittelt wurde.

So passt Ihr Unternehmen sich an KSeF und die deutsche elektronische Rechnungsstellung an

Unternehmen sollten mit einer Überprüfung ihrer aktuellen Rechnungsstellungsprozesse beginnen. In der Praxis lohnt es sich, Folgendes zu analysieren:

• welche Arten von Rechnungen im Unternehmen ausgestellt werden; 
• welche Systeme Rechnungsdaten generieren; 
• wie der Workflow für Eingangsrechnungen funktioniert; 
• wer Korrekturen und Sonderrechnungen genehmigt; 
• welche Daten von Geschäftspartnern im System gespeichert sind; 
• ob das Unternehmen EDI, Geschäftspartnerportale oder Tools für den Dokumenten-Workflow nutzt; 
• ob die Dokumentenarchivierung den lokalen Anforderungen entspricht; 
• ob die Buchhaltung über Verfahren für Systemfehler verfügt. 

Für polnische Unternehmen ist es besonders wichtig, die Integration mit dem nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) kontinuierlich zu überwachen und schnell auf Validierungsfehler, Autorisierungsprobleme und Unregelmäßigkeiten im Workflow der Eingangsrechnungen zu reagieren. Da das System für eine breite Gruppe von Unternehmen bereits verpflichtend ist, sollten sich Unternehmen nicht nur auf die Einführung der Lösung konzentrieren, sondern auch auf die Stabilisierung der Prozesse, die Kontrolle der Datenqualität und die Dokumentation interner Verfahren.

Für deutsche Unternehmen sollte der Schwerpunkt auf der Fähigkeit liegen, E-Rechnungen zu empfangen, strukturierte Formate zu unterstützen, Dokumente korrekt zu archivieren und Austauschkanäle mit Vertragspartnern abzustimmen.

Die Rolle der Buchhaltungs- und Steuerberatung bei einem E-Rechnungsprojekt

Die Einführung von E-Rechnungsstellung ist ein Projekt an der Schnittstelle von Technologie, Buchhaltung und Steuerwesen. Die IT-Abteilung kann die Systemintegration übernehmen, doch die Teams für Buchhaltung und Steuerberatung sollten sicherstellen, dass Rechnungsdaten, Korrekturprozesse, der Zeitpunkt der Rechnungsstellung, die Archivierung und die Umsatzsteuerabrechnung den lokalen Anforderungen entsprechen.

Unternehmen, die Unterstützung bei der Anpassung ihrer Buchhaltungsprozesse an neue Verpflichtungen benötigen, können die Buchhaltungsdienstleistungen von getsix® in Polen in Anspruch nehmen. Bei Fragen zu Umsatzsteuer, Rechnungsstellungspflichten und grenzüberschreitender Compliance bietet getsix® auch Steuerberatung in Polen an.

Zusammenfassung: Worauf sollten Unternehmen achten?

Das nationale E-Invoicing-System (KSeF) in Polen und das deutsche E-Invoicing-System verfolgen ein gemeinsames Ziel, unterscheiden sich jedoch in ihrer Struktur. Polen nutzt ein zentrales System, in dem die Rechnung über KSeF ausgestellt wird. Deutschland entwickelt ein Modell, das auf strukturierten E-Rechnungsformaten und dem Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen basiert.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass die Compliance lokal angegangen werden muss. Eine allgemeine Erklärung zur E-Rechnungsbereitschaft reicht nicht aus. Unternehmen benötigen spezifische Verfahren, Systemtests, Datenkontrollen, zugewiesene Verantwortlichkeiten und an die Anforderungen des jeweiligen Landes angepasste Buchhaltungsprozesse.

Die wichtigsten Schlussfolgerungen für Unternehmen lauten:

• Das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) und die deutsche E-Rechnung sind nicht dasselbe System. 
• Ein Standard-PDF reicht als Zielformat für die elektronische Rechnungsstellung nicht mehr aus. 
• Polen nutzt die zentrale KSeF-Plattform als Hauptkanal für Rechnungen, die der Verpflichtung unterliegen.
• Deutschland verlangt die Bereitschaft, strukturierte Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. 
• Unternehmen, die in beiden Ländern tätig sind, sollten die Umsetzung als Steuer-, Buchhaltungs- und Technologieprojekt betrachten. 
• Die größten Risiken betreffen die Datenqualität, die ERP-Integration, die Workflows für Eingangsrechnungen und die falsche Einschätzung des Umfangs der Verpflichtungen. 

Eine gut geplante Einführung der elektronischen Rechnungsstellung kann nicht nur Steuerrisiken reduzieren, sondern auch Finanzprozesse verbessern, die Buchungszeiten verkürzen und die Kontrolle über Geschäftsdaten stärken. Unternehmen sollten daher das Nationale E-Rechnungssystem (KSeF) und die deutsche elektronische Rechnungsstellung nicht nur als regulatorische Verpflichtungen betrachten, sondern auch als Chance, Buchhaltungs- und Steuerprozesse effektiver zu gestalten.